Máy hủy tài liệu còn quan trọng trong thời đại số hóa văn bản?

Cho dù hoạt động số hóa dữ liệu tại các tổ chức và doanh nghiệp đã và đang được thúc đẩy mạnh mẽ, máy hủy tài liệu vẫn giữ vai trò quan trọng và cần thiết trong việc bảo mật thông tin đối với loại tài liệu in ấn. Việc tiêu hủy tài liệu đúng chuẩn không chỉ giúp các doanh nghiệp và cơ quan hành chính sự nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh rủi ro rò rỉ dữ liệu và thất thoát thông tin.

Máy hủy tài liệu là gì?

Tài liệu theo nghĩa hẹp là đề cập chủ yếu đến văn bản, giấy tờ, tài liệu số. Xét theo nghĩa rộng thì tài liệu không chỉ là dữ liệu bằng giấy hoặc được số hóa, mà còn bao gồm dụng cụ và thiết bị lưu trữ thông tin. Như vậy máy hủy tài liệu hiện đại không chỉ có chức năng tiêu hủy giấy tờ văn phòng như trước kia mà còn có khả năng hủy vụn các loại tài liệu dưới hình thức khác như thẻ nhựa (thẻ RFID, NFC, mifare, proximity), thẻ ngân hàng (thẻ ATM, thẻ tín dụng), thẻ nhớ USB/SD card, ổ cứng máy tính, đĩa CD/DVD và các loại thẻ bài (tag, voucher)... Tùy theo yêu cầu thực tế mà máy hủy giấy văn phòng được thiết kế với công suất, độ bền, tốc độ xử lý... nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các tổ chức hoạt động trong các lãnh vực và ngành nghề khác nhau. 

Vì sao cần bảo vệ dữ liệu giấy tờ?

Bảo vệ thông tin nội bộ & tài sản trí tuệ

Các văn bản chiến lược, báo cáo tài chính, hợp đồng kinh doanh… nếu rơi vào tay đối thủ có thể ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh.

Ngăn chặn rò rỉ thông tin cá nhân

Giấy tờ như CMND, sổ bảo hiểm, thông tin tài khoản ngân hàng, hợp đồng lao động... chứa dữ liệu nhạy cảm có thể bị lợi dụng để mạo danh, lừa đảo.

Tránh rủi ro pháp lý và mất uy tín

Một tài liệu tưởng như "vô hại" bị rò rỉ có thể dẫn đến kiện tụng, mất lòng tin khách hàng và thiệt hại về hình ảnh thương hiệu.

Tuân thủ quy định luật pháp về bảo mật

• Nhiều quốc gia trên thế giới thi hành nghiêm ngặt quy định về việc hủy tài liệu chứa thông tin cá nhân như GDPR (Châu Âu), HIPAA (Mỹ)... Doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt hàng chục ngàn USD.
• Ở Việt Nam, đã ban hành các quy định nghiêm ngặt về việc lưu trữ và hủy tài liệu chứa thông tin nhạy cảm như Luật An Ninh Mạng (24/2018/QH14), Luật Bảo Vệ Bí Mật Nhà Nước (29/2018/QH14), Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ quy định về lưu trữ và tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng trong cơ quan Nhà Nước, Thông tư 39/2011/TT-NHNN của Ngân Hàng Nhà Nước hướng dẫn về bảo mật hồ sơ khách hàng, quy định tiêu hủy chứng từ kế toán, thẻ ngân hàng, dữ liệu giấy in sao kê… theo đúng chuẩn an toàn bảo mật...

Bảo mật dữ liệu cá nhân và tổ chức trong thời đại số

Chúng ta đang chứng kiến công nghệ số đang dần thay thế các quy trình giấy tờ truyền thống, nhưng máy hủy tài liệu vẫn đóng vai trò không thể thiếu trong bảo mật thông tin. Dù số hóa phổ biến, nhưng rất nhiều tổ chức vẫn lưu trữ tài liệu giấy song song và trách nhiệm của mọi tổ chức là phải đảm bảo quy định bảo mật cho cả dữ liệu vật lý lẫn số hóa.

Theo nhiều quy định pháp lý và tiêu chuẩn quốc tế về bảo vệ dữ liệu (GDPR, HIPAA, PIPEDA...), việc tiêu hủy tài liệu in giấy bằng máy hủy đạt chuẩn bảo mật là bắt buộc. Chỉ cần một tờ giấy bị bỏ sót trong thùng rác cũng có thể gây rò rỉ thông tin nghiêm trọng.
Máy hủy tài liệu không chỉ giúp tiêu hủy giấy tờ hiệu quả, mà còn bảo vệ các tổ chức và doanh nghiệp khỏi nguy cơ rò rỉ thông tin, tiết kiệm chi phí xử lý rủi ro và tăng cường sự chuyên nghiệp trong vận hành nội bộ.

"Số hóa giúp quản lý tài liệu dễ hơn - nhưng chính máy hủy mới giúp thông tin biến mất an toàn khi cần."

Quy định trong nước và quốc tế về tiêu hủy các loại tài liệu vật lý là nguyên nhân quan trọng khiến máy hủy tài liệu vẫn còn rất cần thiết trong thời đại số hóa

Tại sao máy hủy tài liệu vẫn vững vàng trước làn sóng số hóa?

Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, khi mọi giao dịch, thông tin và tài liệu đều đang được chuyển sang hình thức điện tử, bảo mật dữ liệu trở thành một trong những mái chắn cốt lõi để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân và an toàn thông tin của tổ chức. Tuy nhiên, sự phụ thuộc quá nhiều vào hệ thống số khiến nhiều cơ quan, doanh nghiệp bỏ qua một trong những nguy cơ lớn nhất: dữ liệu in trên giấy. Tài liệu còn đính kèm thông tin nhạy cảm như CCCD, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, thư điện tử, tài liệu mật... nếu không được xử lý đúng cách sẽ dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin, đánh cắp danh tính, lợi dụng làm giả mạo...

Do vậy, dù đang sống trong thời đại số hóa, máy hủy tài liệu vẫn đóng vai trò quan trọng vì những lý do sau:

Thông tin nhạy cảm vẫn tồn tại dưới dạng giấy

Hợp đồng, hóa đơn, sao kê ngân hàng, hồ sơ bệnh án, tài liệu nội bộ... vẫn thường in ra để ký tay, lưu hồ sơ, hoặc giao dịch trực tiếp. Những thông tin này nếu bị rò rỉ, có thể dẫn đến rủi ro về pháp lý, uy tín và an ninh (đặc biệt với ngân hàng, y tế, hành chính công).

Yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn bảo mật

Các tổ chức ở cả khu vực nhà nước và tư nhân phải tuân thủ luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tài chính và hồ sơ y tế. Nhiều văn bản yêu cầu phải hủy vật lý tài liệu (bằng máy hủy giấy tờ đạt chuẩn P-4, P-5. P-6, P-7...) chứ không chỉ đơn thuần xóa file kỹ thuật số.

Không phải mọi tổ chức đều số hóa hoàn toàn

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ hoặc ở vùng chưa số hóa đầy đủ, vẫn dựa vào tài liệu giấy. Việc lưu trữ vật lý rồi hủy bỏ đúng quy trình vẫn là một phần trong vòng đời tài liệu.

Giảm nguy cơ rò rỉ từ hành vi vô ý

Nhiều vụ rò rỉ thông tin không do hacker, mà đơn giản là tài liệu vứt vào sọt rác rồi bị lượm lên, photocopy, hoặc chụp ảnh lại. Máy hủy giúp loại bỏ những nguy cơ này ngay từ gốc.

Số hóa giúp cho việc quản lý tài liệu được gọn nhẹ và hiệu quả hơn, nhưng không có nghĩa là loại bỏ hoàn toàn tài liệu giấy.

Những tổ chức đặc biệt cần máy hủy giấy văn phòng

• Cơ quan nhà nước, chính phủ, an ninh, quốc phòng: hồ sơ mật, công văn nội bộ, tài liệu bảo mật cấp cao.
• Tổ chức tài chính - ngân hàng: sao kê, hợp đồng tín dụng, thông tin thẻ khách hàng, giao dịch nội bộ.
• Công ty bảo hiểm, bất động sản, kế toán - kiểm toán: hợp đồng, tài liệu thuế, hồ sơ bồi thường, báo cáo tài chính.
• Bệnh viện, phòng khám, trung tâm y tế: bệnh án, đơn thuốc, hồ sơ bệnh nhân - những thông tin thuộc danh mục tuyệt mật cá nhân.
• Trường học, viện nghiên cứu, trung tâm khảo thí: đề thi, bài kiểm tra, dữ liệu học sinh, sinh viên.
• Khách sạn, sòng bài, công ty logistics, sân bay: hồ sơ khách hàng, thông tin booking, dữ liệu vận chuyển có yếu tố cá nhân hoặc bảo mật cao.
• Doanh nghiệp công nghệ & sản xuất: bản thiết kế kỹ thuật, thông số sản phẩm, bản quyền phần mềm.

Dù bạn là cá nhân hay tổ chức, hãy nhận thức rằng bảo vệ dữ liệu không chỉ là lựa chọn, quy định mà còn là trách nhiệm và bắt đầu quan tâm đến việc bảo vệ dữ liệu in trên giấy bằng việc đầu tư thiết bị xử lý tài liệu an toàn, đáng tin cậy. Đây chính là tuyến phòng thủ quan trọng nhưng thường bị bỏ quên trong chiến lược bảo mật thông tin toàn diện.

Các loại máy hủy tài liệu