Máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là thiết bị thiết yếu trong việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm cho doanh nghiệp, tổ chức tài chính và cơ quan nhà nước. Với khả năng tiêu hủy giấy tờ, hồ sơ thành mảnh vụn từ nhỏ đến siêu nhỏ đạt tiêu chuẩn bảo mật quốc tế P1-P7, máy hủy giấy văn phòng giúp ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin, bảo vệ bí mật kinh doanh và an toàn tài liệu mật. Shopply cung cấp đa dạng mẫu mã máy hủy tài liệu, đáp ứng từ nhu cầu văn phòng công ty đến yêu cầu bảo mật cao cấp của các đơn vị hành chính sự nghiệp.

NHỮNG TÍNH NĂNG QUAN TRỌNG

Mức độ bảo mật (security level)

Mức độ bảo mật của máy hủy tài liệu được thể hiện bằng kích thước mảnh vụn (shred size). Mảnh vụn càng nhỏ thì cấp độ bảo mật càng cao. Ví dụ, kích thước 2x11mm được coi là siêu vụn (micro-cut) và đạt tiêu chuẩn P-5. Theo tiêu chuẩn DIN 66399, các mức bảo mật của máy hủy tài liệu có 7 cấp độ, từ P-1 đến P-7:

Như vậy, người dùng có thể dựa vào kích thước mảnh vụn để chọn mua máy hủy giấy tờ phù hợp với tiêu chí bảo mật cho tổ chức của mình:

• P-1 và P-2: hủy giấy thành dải nhỏ, dùng để hủy các tài liệu văn phòng không quan trọng cho các cá nhân, gia đình, công ty nhỏ.
• P-3 và P-4: hủy giấy tờ thành vụn nhỏ, dùng để hủy những tài liệu văn phòng quan trọng và nhạy cảm cho các công ty nhỏ và vừa.
• P-5: hủy giấy tờ thành các mảnh siêu vụn, dùng để hủy tài liệu nhạy cảm, đảm bảo được tính bảo mật ở mức tuyệt đối cho những doanh nghiệp vừa và lớn.
• P-6 và P-7: hủy giấy tờ thành các mảnh cực vụn, dùng để hủy những tài liệu tuyệt và tối mật, đảm bảo tính bảo mật ở mức tối cao cho các cơ quan chính phủ, an ninh-quốc phòng.

Công suất hủy (shred capacity)

Máy hủy tài liệu công suất cao được thể hiện bằng khả năng vận hành liên tục và tốc độ hủy nhanh.

• Công suất hủy cao cho phép tăng hiệu suất công việc, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên, đặc biệt khi cần tiêu hủy lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn.
• Công suất hủy cao giúp hủy được nhiều tờ cùng lúc, giảm tình trạng kẹt giấy do máy phải "gồng" quá sức nếu nạp nhiều hơn khả năng, tăng độ bền cho máy, giảm chi phí bảo trì sửa chữa hoặc thay mới. 
• Đảm bảo bảo mật, nhờ tài liệu nhạy cảm được tiêu hủy nhanh chóng, tránh việc tồn đọng và rủi ro rò rỉ thông tin.

Các cấp độ công suất:

Dung tích thùng chứa giấy vụn (bin capacity)

Công suất máy hủy tài liệu thường tỷ lệ thuận với dung tích thùng giấy vụn. Thùng rác lớn hơn thì người dùng ít phải đổ giấy vụn nên tiện lợi và tiết kiệm thời gian hơn.Thông thường10L, 20L, 30L...

Số lượng khay nạp (shred throat)

...

Thời gian hoạt động liên tục (duty cycle)

Máy hủy giấy văn phòng có thời gian chạy dài thường được thiết kế có độ tản nhiệt đảm bảo và trang bị rơ-le nhiệt tự động ngắt ngồn và dừng hoạt động khi nhiệt độ của máy đang ở tình trạng quá nóng (overheat protection). Sau thời gian nghỉ để tản nhiệt về nhiệt độ đảm bảo thì máy mới cho phép vận hành trở lại.

Thời gian hoạt động liên tục của máy hủy tài liệu phản ánh sức bền của vật liệu và sự cao cấp của linh kiện, đáp ứng được các chứng nhận quốc tế như CE, FCC, RoHS. Ngoài ra duty cycle dài còn bảo vệ người dùng và thiết bị trước những nguy cơ cháy nổ hoặc hỏng hóc do vận hành quá tải.

Loại vật liệu có thể hủy

Ngoài giấy tờ văn phòng, máy hủy giấy tờ bạn sắp mua có thể hủy giấy đính kim bấm, giấy gấp dày, thẻ ATM, đĩa CD, thẻ nhựa... Một số máy cao cấp còn được trang bị dao cắt có khả năng cắt được giấy kẹp ghim.

Các tính năng thông minh

• Overheat Stop Protection: máy tự động ngắt nguồn và dừng hoạt động khi nhiệt đột trong máy quá cao.
• Pull Bucket Stop: máy tự động dừng hoạt động khi thùng đựng giấy vụn bị kéo ra khỉ vị trí.
• Auto Reverse: chống kẹt giấy, đẩy giấy ngược tự động hoặc thủ công (nhấn nút).
• ...

NHỮNG ĐIỂM ĐÁNG LƯU Ý KHÁC

Độ ồn khi vận hành (noise level)

Máy chạy càng êm thì mức độ ô nhiễm âm thanh càng thấp và môi trường văn phòng càng dễ chịu. Độ ồn của máy hủy giấy tờ thường rơi vào khoảng 55-65 dB.

Kiểu dáng thiết kế và kích thước

• Chọn máy nhỏ gọn nếu đặt trong văn phòng nhỏ.
• Máy lớn hơn thích hợp cho phòng tài liệu hoặc phòng kế toán.

Thương hiệu và bảo hành

Các thương hiệu máy hủy tài liệu phổ biến trên thị trường có thể kể đến là EBA, HP, Oudis, Magitech, New United, Silicon, Ziba, Windora... Bên cạnh thương hiệu uy tín, người mua cần phải chú ý thêm chế chế độ bảo hành và bảo trì, linh kiện thay thế dễ kiếm hay không...