Hướng dẫn chọn mua đúng loại máy in hóa đơn bán hàng (máy in bill)

Máy in hóa đơn (máy in bill) là thiết bị quan trọng trong hệ thống bán hàng POS. Trong bán lẻ, máy in hóa đơn còn được gọi là máy in bill, máy in biên lai được sử dụng để in hóa đơn tính tiền cho khách hàng. Tại các nhà hàng và quán cafe, máy in nhiệt được dùng để in phiếu gọi món nhà bếp, gọi đồ uống quầy bar bên cạnh chức năng chính là in phiếu tính tiền. Tại phòng kế toán của các công ty thì máy in hóa đơn lại được gọi là máy in hóa đơn chứng từ.

Vậy khi xác định nên mua máy in hóa đơn loại nào, bạn sẽ phải cân nhắc giữa 3 công nghệ là in nhiệt, in kim và in laser và xem xét kỹ mục đích sử dụng của chiếc máy in đối với đặc thù của ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

PHÂN LOẠI THEO CÔNG NGHỆ IN

MÁY IN NHIỆT

Đây là loại máy in bill phổ biến nhất thị trường nhờ chi phí in rẻ nhất, chất lượng chữ in tốt, tốc độ in nhanh nhất và êm nhẹ khi vận hành. Máy in hóa đơn nhiệt sử dụng đầu in tác động nhiệt trực tiếp lên giấy in nhiệt (loại giấy in bill có phủ lớp hóa chất nhạy cảm với nhiệt độ) để tạo ra chữ in. Máy in bill nhiệt không đòi hỏi người sử dụng phải mua mực in hay hộp mực dần dà sẽ giúp nhà kinh doanh tiết kiệm được chi phí in ấn đáng kể. 

Hạn chế của máy in nhiệt là chữ in không bền, không in được hình/chữ màu. Các tiến bộ về công nghệ gần đây đã cho phép công nghệ in nhiệt trực tiếp có thể in ra chữ màu nhưng công nghệ này vẫn chưa được phổ biến.

Máy in hóa đơn 80mm (máy in nhiệt k80)

Xprinter XP-A160M (USB)	Epson TM-T81iii
Xem sản phẩm	Coi sản phẩm
Xprinter XP-Q200 (USB+LAN)	Xprinter XP-C230H (USB+WiFi)
Coi sản phẩm	Xem sản phẩm

Máy in hóa đơn 58mm (máy in nhiệt k58)

...

MÁY IN KIM

Đúng như cái tên gọi, máy in kim (dot matrix printer) sử dụng các mũi kim nhỏ li ti gắn ở đầu in tác động lên giấy carbon để in ra các dòng ký tự. Đây là loại máy in có giá bán hợp lý, độ bền cao, ổn định và đáng tin cậy. Chi phí vật tư in ấn cũng hợp lý vì giấy carbonless và băng mực in kim cũng có giá bán khá rẻ. Điểm mạnh máy in kim là in được nhiều liên cùng lúc và chữ in lưu trên giấy bền, không phai mực. Hạn chế của máy in kim là tốc độ (chậm nhất) và tiếng ồn phát ra khi in. Máy in kim hay được sử dụng để in giấy tờ giao dịch tại ngân hàng, công ty và các cửa hàng bán lẻ...

Máy in kim giấy cuộn 75mm

Máy in kim giấy cuộn thường được gọi là "máy in kim k76" (khổ in 76mm), in với cuộn giấy carbonless 75mm. Máy in kim khổ 76mm cho phép in đồng thời ra 1, 2 hoặc 3 liên, chữ in trên giấy tồn tại lâu dài nên được nhiều doanh nghiệp có nhu cầu in nhiều liên để lưu chứng từ kế toán đặc biệt yêu thích lựa chọn

Epson TM-U220B	Epson TM-U220A
Xem sản phẩm	Coi sản phẩm

Máy in kim khổ A4/A5

Mặc dù đều in được giấy carbonless dạng tờ A4/A5 nhưng máy in kim A5/A4 lại được phân làm 2 loại máy in kim giấy liên tục (in và nạp giấy tự động) và máy in kim tờ rời (in biểu mẫu, in form thiết kế sẵn, máy in kim ngân hàng)

Máy in kim giấy liên tục

Máy in kim loại này in với giấy carbon nhiều liên khổ A4 hoặc A5 và thường được sử dụng để in hóa đơn chứng từ, in phiếu xuất kho bán hàng, phiếu thi/chi, phiếu bảo hành...

Epson LQ-310	Epson LX-350
Coi sản phẩm	Xem sản phẩm

Máy in kim biểu mẫu (in form thiết kế sẵn, in tờ phiếu)

Máy in kim biểu mẫu khổ A4/A5 được sử dụng để in biểu mẫu, in thông tin lên form thiết kế sẵn. Máy in kim phiếu tờ rời thường được các ngân hàng sử dụng để in chứng từ giao dịch (phiếu nộp tiền, phiếu rút tiền) nên có tên gọi chuyên ngành là máy in kim ngân hàng.

Epson PLQ-20M	Epson TM-U295
Coi sản phẩm	Xem sản phẩm

MÁY IN LASER

Máy in laser sử dụng diode rọi tia laser lên trống mực để tạo ra các dòng ký tự chứa tĩnh điện, các dòng ký tự này sẽ được hút lên bề mặt giấy (cũng chứa tĩnh điện đối cực) và tạo ra chữ và hình in. Ưu điểm máy in công nghệ laser là in được khổ giấy lớn A4, A5, chữ in bền. Nhược điểm của loại máy này là tốc độ in chậm, chi phí in ấn lớn vì bạn phải thay hộp mực mỗi khi nó bị cạn. Chính vì vậy mà máy in laser hay được các doanh nghiệp sử dụng để in hóa đơn bán hàng, phiếu xuất-nhập kho, phiếu bảo hành...

Canon LBP 6030w (USB+WiFi)	Canon LBP 2900 (USB)
Xem sản phẩm	Coi sản phẩm

PHÂN LOẠI THEO GIAO THỨC IN

MÁY IN HÓA ĐƠN KHÔNG DÂY

Sự hiện diện của máy in hóa đơn không dây là rất phổ biến và được phân loại theo tính năng trên cơ sở mục đích sử dụng. Nếu nhu cầu là cầm tay in lưu động thì máy in bill Bluetooth (mini cầm tay) là sự lựa chọn thích hợp. Nếu yêu cầu của bạn là in không dây đa thiết bị từ máy tính PC/laptop hay từ các thiết bị di động Android hay iOS thì những phương án máy in hóa đơn WiFi hay máy in cổng Ethernet/LAN sẽ chứng tỏ được tính hiệu quả vượt trội. 

Ứng dụng của máy in bill không dây trong các ngành nghề có thể dễ dàng được liệt kê nhanh chóng:

• In phiếu gọi món tại quầy bar/nhà bếp các nhà hàng, các cơ sở kinh doanh bếp trên mây
• In phiếu chốt đơn hàng livestream từ các nền tảng MXH như Facebook, Youtube (máy in hóa đơn bán hàng online)
• In phiếu tính tiền cho những shop muốn áp dụng mô hình POS di động (triển khai đa điểm bán hàng)

Xprinter XP-V320N (USB+Ethernet)	Xprinter XP-C300H (USB+LAN)
Xprinter XP-Q200 (USB+Ethernet)	Xprinter XP-C230H (USB+WiFi)

MÁY IN HÓA ĐƠN CÓ DÂY

USB

CHỌN MUA THEO NGÀNH NGHỀ ỨNG DỤNG

Máy in hóa đơn di động

Máy in hóa đơn mini (cầm tay) được thiết kế nhỏ gọn để phục vụ cho các giao dịch di động. Máy in bill di động thường là công nghệ in nhiệt mới có thể đạt yêu cầu nhỏ gọn, có cả khổ 58mm và 80mm, in không dây bằng giao thức Bluetooth nên được các đơn vị kih doanh lưu động (điện lực, nước) ưu tiên sử dụng.

Digito TP-5802UB	Xprinter XP-P300

Máy POS bán hàng cầm tay

Sự phát triển bùng nổ của các thiết bị di động (tablet, smartphone) đã kéo theo xu thế POS di động đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề. Thực vậy, máy in bill không dây (giao tiếp Bluetooth, WiFi và Ethernet) và đặc biệt là sự ra đời của máy POS bán hàng HĐH Android tích hợp máy in nhiệt không những góp phần nâng cao hiệu suất nhờ giải quyết các hạn chế của cổng giao tiếp có dây, mà còn giúp các cơ sở kinh doanh cải thiện trải nghiệm khách hàng tại các quầy giao dịch. 

Xprinter XP-I100	Sunmi V2

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

• Tương thích: chiếc máy in hóa đơn sắp mua có tương tích với hệ thống POS (hệ điều hành Window/Android/Mac OS, phần mềm bán hàng, phần cứng...) hiện có của bạn? Hầu hết các thiết bị POS đang bán trên thị trường đều có thể tương thích với nhau nhưng tốt hơn nếu bạn kiểm tra với NCC phần mềm trước khi mua hàng.
• Cổng giao tiếp: máy in hóa đơn của bạn sẽ kết nối với các thiết bị nào trong hệ thống POS? Có 4 cổng giao tiếp phổ biến hiện nay là Serial (RS-232), Parallel, USB và Ethernet (LAN). Hãy đảm bảo bạn sẽ kết nối với máy tính bằng cổng nào và còn bao nhiêu cổng đang sẵn có trong máy tính PC của bạn.
• Tốc độ in: các cửa hàng bán lẻ lớn như siêu thị cần xem xét mua máy có tốc độ in nhanh (260mm/s, 300mm/giây) để giúp thông luồng khách hàng tại quầy mau lẹ hơn
• Mở két tiền tự động: bạn có muốn lắp ngăn kéo đựng tiền ở quầy bán hàng? Nếu có thì hãy chắc chắn máy in hóa đơn bạn sắp mua có cổng RJ-11 để kích mở két tiền tự động sau mỗi giao dịch thanh toán.
• Độ phân giải (dpi): mật độ in phổ biến là 203 dpi
• Dao cắt giấy tự động: Máy của bạn sắp mua có chức năng cắt giấy tự động? Máy in được trang bị chức năng cắt giấy tự động sẽ giúp người sử dụng thao tác thuận tiện và nhanh chóng trong các giao dịch bán hàng.
• Ngân quỹ: máy in hóa đơn trên thị trường có giá bán giao động từ 1 đến 6 triệu đồng. Để tránh lãng phí bạn hãy chắc chắn chọn mua đúng loại máy in phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp bạn.
• Cuối cùng, các vấn đề liên quan tới thương hiệu, độ tin cậy, chính sách bảo hành... đều là những điều quan trọng đảm bảo bạn tối ưu được khoản đầu tư mua chiếc máy in hóa đơn bán lẻ.