Hướng dẫn chọn mua đúng loại máy in hóa đơn bán hàng (máy in bill)

Có 4 bầu chọn / điểm trung bình: 5

Máy in hóa đơn (máy in bill) là thiết bị quan trọng trong hệ thống bán hàng POS. Trong bán lẻ, máy in bill được sử dụng để in hóa đơn tính tiền cho khách hàng. Tại các nhà hàng và quán cafe, máy in nhiệt được dùng để in phiếu gọi món nhà bếp, gọi đồ uống quầy bar bên cạnh chức năng chính là in bill tính tiền.

Vậy khi xác định nên mua máy in hóa đơn loại nào, bạn sẽ phải cân nhắc giữa 3 công nghệ là in nhiệt, in kim và in laser và xem xét kỹ khả năng ứng dụng của chiếc máy in đối với đặc thù của ngành nghề kinh doanh. Trong bài viết này Shopply sơ lược các ưu nhược điểm của từng loại máy, qua đó giúp bạn chọn mua được chiếc máy in hóa đơn phù hợp với công việc của mình.

Phân loại theo công nghệ in

Máy in kim

Đúng như cái tên gọi, máy in kim (dot matrix printer) sử dụng các mũi kim nhỏ li ti gắn ở đầu in tác động lên giấy than để in ra các dòng ký tự. Đây là loại máy in có giá bán hợp lý và rất đáng tin cậy, chi phí in cũng tối thiểu vì giấy in carbonless cũng có giá bán khá rẻ. Điểm mạnh máy in kim là in được nhiều liên cùng lúc và chữ in lưu trên giấy khá bền. Hạn chế của máy in kim là tốc độ (chậm nhất) và tiếng ồn phát ra khi in. Máy in kim hay được sử dụng để in giấy tờ giao dịch tại các ngân hàng, cửa hàng viễn thông và các cửa hàng bán lẻ...

Máy in kim giấy cuộn

Máy in kim giấy cuộn thường được gọi là "máy in kim k76" (khổ in 76mm), in với cuộn giấy carbonless khổ 75mm. Máy in kim khổ 76mm cho phép in đồng thời ra 1, 2 hoặc 3 liên, chữ in trên giấy tồn tại lâu dài nên được nhiều doanh nghiệp có nhu cầu in nhiều liên và lưu chứng từ đặc biệt yêu thích lựa chọn

Máy in kim giấy tờ khổ A4, A5

Tuy có cùng công nghệ in nhưng máy in kim A5, A5 lại chỉ in được giấy in kim dạng tờ khổ A4 và A5. Loại náy này thường được các doanh nghiệp sử dụng để in giấy liên tục, in hóa đơn GTGT (VAT)...

Máy in nhiệt

Đây là loại máy in bill phổ biến nhất thị trường nhờ chi phí in rẻ nhất, chất lượng chữ in tốt, tốc độ in cực nhanh và êm nhẹ khi vận hành. Máy in hóa đơn nhiệt sử dụng đầu in tác động nhiệt trực tiếp lên giấy in nhiệt (loại giấy in bill có phủ lớp hóa chất nhạy cảm với nhiệt năng) để tạo ra chữ in. Máy in bill nhiệt không đòi hỏi người sử dụng phải mua mực in hay hộp mực dần dà sẽ giúp nhà kinh doanh tiết kiệm được chi phí in ấn đáng kể.

Hạn chế của máy in nhiệt là chữ in không bền, không in được hình/chữ màu. Các tiến bộ về công nghệ gần đây đã cho phép công nghệ in nhiệt trực tiếp có thể in ra chữ màu nhưng công nghệ này vẫn chưa được phổ biến.

Máy in laser

Máy in laser sử dụng diode rọi tia laser lên trống mực để tạo ra các dòng ký tự chứa tĩnh điện, các dòng ký tự này sẽ được hút lên bề mặt giấy (cũng chứa tĩnh điện) và tạo ra chữ và hình in. Ưu điểm máy in công nghệ laser là in được khổ giấy to, in được chữ/hình màu, chữ in bền. Nhược điểm của loại máy này là tốc độ in chậm, chi phí in ấn lớn vì bạn phải thay hộp mực mỗi khi nó bị cạn. Chính vì vậy mà máy in laser hay được các doanh nghiệp sử dụng để in hóa đơn bán hàng, phiếu xuất-nhập kho, phiếu bảo hành...

Chọn mua theo tính ứng dụng của máy in

Máy in hóa đơn di động

Máy in hóa đơn mini (cầm tay) được thiết kế nhỏ gọn để phục vụ cho các giao dịch di động. Máy in bill di động thường là công nghệ in nhiệt mới có thể đạt yêu cầu nhỏ gọn, có cả khổ 58mm và 80mm, in không dây bằng giao thức Bluetooth nên được các đơn vị kih doanh lưu động (điện lực, nước) ưu tiên sử dụng.

Máy in order quầy bar, nhà bếp

Thông thường là máy in được trang bị cổng Ethernet để in phiếu gọi món qua mạng LAN nội bộ...

Những điều cần lưu ý khi mua máy in hóa đơn

Tương thích: chiếc máy in hóa đơn sắp mua có tương tích với hệ thống POS (hệ điều hành Window/Android/Mac OS, phần mềm bán hàng, phần cứng...) hiện có của bạn? Hầu hết các thiết bị POS đang bán trên thị trường đều có thể tương thích với nhau nhưng tốt hơn nếu bạn kiểm tra với NCC phần mềm trước khi mua hàng.

Cổng giao tiếp: máy in hóa đơn của bạn sẽ kết nối với các thiết bị nào trong hệ thống POS? Có 4 cổng giao tiếp phổ biến hiện nay là Serial (RS-232), Parallel, USB và Ethernet (LAN). Hãy đảm bảo bạn sẽ kết nối với máy tính bằng cổng nào và còn bao nhiêu cổng đang sẵn có trong máy tính PC của bạn.
Ngoài ra, sự phát triển bùng nổ của các thiết bị di động (tablet, smartphone) đã kéo theo xu thế POS di động đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề. Thực vậy, máy in bill không dây (giao tiếp Bluetooth, WiFi và Ethernet) không chỉ cải thiện hiệu suất nhờ giải quyết các hạn chế của cổng giao tiếp có dây, mà còn giúp các cơ sở kinh doanh cải thiện trải nghiệm khách hàng tại các quầy giao dịch.

Tốc độ in: các cửa hàng bán lẻ lớn như siêu thị cần xem xét mua máy có tốc độ in nhanh (260mm/s, 300mm/giây) để giúp thông luồng khách hàng tại quầy mau lẹ hơn

Mở két tiền tự động: bạn có muốn lắp ngăn kéo đựng tiền ở quầy bán hàng? Nếu có thì hãy chắc chắn máy in hóa đơn bạn sắp mua có cổng RJ-11 để kích mở két tiền tự động sau mỗi giao dịch thanh toán.

Độ phân giải (dpi): mật độ in phổ biến là 203 dpi

Dao cắt giấy tự động: Máy của bạn sắp mua có chức năng cắt giấy tự động? Máy in được trang bị chức năng cắt giấy tự động sẽ giúp người sử dụng thao tác thuận tiện và nhanh chóng trong các giao dịch bán hàng.

Ngân quỹ: máy in hóa đơn trên thị trường có giá bán giao động từ 1 đến 5 triệu đồng. Để tránh lãng phí bạn hãy chắc chắn chọn mua đúng loại máy in phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp bạn.

Cuối cùng, các vấn đề liên quan tới thương hiệu, độ tin cậy, chính sách bảo hành... đều là những điều quan trọng đảm bảo bạn tối ưu được khoản đầu tư mua chiếc máy in hóa đơn bán lẻ.