Vai trò của ngăn kéo đựng tiền trong cân đối thu chi tiền mặt tại cửa hàng bán lẻ

Nguyên nhân phổ biến gây ra thiếu hụt và mất mát tiền bán hàng nằm ở khâu giao dịch nhận trả tiền mặt. Khi tiền hành điều tra, sâu xa vấn đề là do cửa hàng thiếu CÔNG CỤ (két đựng tiền thu ngân, phần mềm bán hàng...) và QUY TRÌNH kiểm soát (đối soát hóa đơn, đối chiếu dữ liệu...) phù hợp...

Nguyên nhân phổ biến gây ra thiếu hụt và mất mát tiền bán hàng nằm ở khâu giao dịch nhận trả tiền mặt. Khi tiền hành điều tra, sâu xa vấn đề là do cửa hàng thiếu công cụ và quy trình kiểm soát phù hợp. Ở khía cạnh CÔNG CỤ, ngoài phần mềm quản lý bán hàng thì chủ cửa hàng cũng cần két đựng tiền bán hàng để quản lý, cân đối thu chi tiền mặt tại của hàng của mình. Về mặt QUY TRÌNH, hoạt động kiểm đếm tiền mặt, đối soát hóa đơn thu chi, đối chiếu dữ liệu phần mềm với số liệu thực tế, tạo ra trách nhiệm giải trình... đều là những công việc kiểm soát nội bộ cần thiết để tránh các giao dịch nhầm lẫn, ngăn chặn thất thoát tiền mặt, là cơ sở để đảm bảo cho hoạt động kế toán chính xác và đáng tin cậy. 

Vai trò của két tiền thu ngân

Bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt thao tác mở phiên và kết phiên bán hàng với sự hỗ trợ của phần mềm, người quản lý có thể kiểm tra và nhân viên thu ngân có thể báo cáo tức thì lượng tiền mặt ngay trong phiên bán hàng. Khi đặt hạn mức quỹ tiền mặt (tiền lẻ) cho từng thu ngân, ở bất kỳ thời điểm nào nhà quản lý đều biết rõ lượng tiền ở cửa hàng thông qua phần mềm POS bán hàng. Công việc này giúp:

• Tránh việc để tồn tích quá nhiều tiền mặt ở một điểm bán hàng
• Giảm thiểu thiệt hại khi cửa hàng bị cướp tấn công hay bị trộm đột nhập
• Đảm bảo lượng tiền lẻ đủ cho việc thối trả tiền cho khách
• Theo dõi và phát hiện ra các khoản thiếu hụt hay dư thừa ở mỗi phiên bán hàng của thu ngân.
• Loại bỏ ý đồ lấy tiền (biển thủ) mà không có chứng từ (biên lai chi tiền)

Quy trình mở và kết phiên bán hàng

Tiền mặt tiếp nhận từ ca bán hàng trước phải được trả vào khay đựng tiền, tiền bán hàng, phiếu giảm giá, bill thanh toán thẻ tín dụng và các biên lai thu chi khác phát sinh trong phiên phải được kê khai và bàn giao ngay trong ngày.

Việc cân bằng thu chi thường diễn ra vào cuối ngày hay cuối phiên bán hàng. Hộp đựng tiền mặt phải được đem vào khu vực an toàn để lập báo cáo và bàn giao. Hãy đảm bảo đèn thật sáng và cửa phải được khóa. Ở thời điểm cuối ngày, nhân viên thu ngân gấp rút thực hiện kết phiên trước khi cửa hàng thực sự đóng cửa ngừng phục vụ. Đây không phải là thao tác đúng quy tắc cần phải được chấn chỉnh. Nếu cửa hàng có nhiều nhân viên, hãy để lại một máy POS bán hàng còn hoạt động đến giờ đóng cửa, người còn lại vào khu văn phòng thực hiện thủ tục kết phiên. 

Mọi khoản dư thừa hay thiếu hụt cần phải được điều tra. Sai lệch nhỏ có thể được hiểu là do lỗi thao tác của con người và lượng giao dịch càng nhiều thì tỷ lệ sai lệch càng cao. Tuy nhiên, việc sai lệch diễn ra thường xuyên với số tiền lớn thì đó là dấu hiệu bị mất cắp, nhân viên thu ngân thiếu năng lực hoặc không phù hợp. Do vậy, bạn hãy tiến hành theo dõi, thống kê và đặt ra mức sai lệch cho phép và thông báo các cho nhân viên thu ngân của mình.

Phân tách vai trò, trách nhiệm

Để gia tăng trách nhiệm giải trình, hãy xem xét phân vai cho hai nhân viên kiểm soát cân bằng thu chi tiền mặt. Một người sẽ kiểm đếm két tiền và tạo báo cáo tiền mặt hàng ngày, trong khi người kia chuẩn bị tiền gửi ngân hàng. Cả hai nhân viên nên ký vào báo cáo và biên bản bàn giao để thể hiện họ chịu trách nhiệm về các số liệu đã kê khai. Thông lệ kiểm toán này tuy có tính chất lối mòn nhưng tỏ ra hữu hiệu trong việc ngăn chặn sự thông đồng giữa các nhân viên.

Ở mỗi phiên bán hàng mới,  mỗi nhân viên thu ngân được bàn giao một ngăn kéo đựng tiền riêng và nhân viên đó phải thực hiện thao tác kiểm đếm số dư ban đầu. Nếu cửa hàng của bạn nhỏ và chỉ có một chiếc két thu ngân thì vào cuối phiên, nhân viên thu ngân phải ghi vào báo cáo số tiền bàn giao lại cho phiên bán hàng kế tiếp.

Bạn cũng nên lưu ý rằng lỗi hay nhầm lẫn do con người gây ra là tất yếu và hãy đảm bảo rằng bạn đã tính khoản thất thoát này vào trong bảng báo cáo lỗ lãi. Việc thêm một dòng chi phí do thất thoát và đặt một hạn mức tối đa cho nó cũng là cách bạn quản trị rủi ro cho cửa hàng cuản mình.