Máy in đa chức năng

Máy in laser chuyên dùng để in văn bản tài liệu (in chữ) và có khả năng xử lý khối lượng in lớn, trong khi đó máy in phun màu lại xuất sắc trong việc tạo ra những tấm hình đồ họa chất lượng cao. Và cho dù đang tìm mua một chiếc máy in laser hay máy in phun thì bạn sẽ luôn đứng trước 2 sự lựa chọn là máy in đơn chức năng và đa chức năng.

MÁY IN ĐƠN NĂNG VÀ ĐA NĂNG LÀ GÌ?

• Máy in đơn năng là một chiếc máy in laser hoặc in phun (inkjet) chỉ có một chức năng duy nhất là in văn bản tài liệu hoặc in hình đồ họa (in hình ảnh).
• Máy in đa năng cũng có thể là máy in laser hoặc in phun màu. Ngoài chức năng chính là in ấn (print), máy in đa năng còn có khả năng hỗ trợ thêm các chức năng khác như sao chép (copy), quét tài liệu/hình ảnh (scan) và thậm chí gửi điện thư/bản sao (fax).

Máy in laser đơn năng	Máy in laser đa năng

NHỮNG TÍNH NĂNG CỦA MÁY IN ĐA NĂNG

Đúng như tên gọi, máy in đa chức năng thường có nhiều tính năng khác nhau để đáp ứng cho nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp. Nếu môi trường làm việc của bạn là văn phòng công ty thì có thể bạn phải dùng tới chức năng Copy văn bản hay Scan tài liệu văn bản. Còn nếu doanh nghiệp hoạt động trên phạm vi quốc tế thì có thể bạn sẽ cần tới tính năng gửi bản Fax.

Điều quan trọng là bạn phải đối chiếu các chức và tính năng của máy in với nhu cầu thiết thực của mình. Bên cạnh các chức năng, bạn cũng cần phải xem xét tới các tính năng khác như độ phân giải cao hay thấp, giao thức in có dây hay in không dây, tốc độ in nhanh hay chậm, in một mặt (simplex) hay in đảo mặt tự động (duplex)...

ƯU ĐIỂM CỦA MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG

• Tiết kiệm được chi phí mua sắm thiết bị. Thay vì phải trang bị từng chiếc máy in, máy copy, máy scan hay máy fax thì bạn có thể tích hợp 3 chức năng này trong cùng một thiết bị với chi phí rẻ hơn hẳn với việc mua riêng lẻ từng thiết bị.
• Tối ưu không gian văn phòng nhờ việc chỉ phải đặt một thiết bị duy nhất ở trên bàn làm việc của bạn hay ở một "góc in ấn" chung cho những đồng nghiệp khác.

NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÁY IN ĐA CHỨC NĂNG

• Do là thiết bị hợp nhất chức năng nên khi bị lỗi/hỏng thì bạn sẽ có nguy cơ không thể sử dụng bất kỳ chức năng nào của chiếc máy in all-in-one này cho tới khi lỗi đã được khắc phục sửa chữa xong.
• Độ nét mịn của bản in thường kém hơn do máy in phun màu đa năng thường được trang bị đầu in có độ phân giải thấp hơn khá nhiều so với đầu in của máy in phun màu chuyên nghiệp.
• Mức độ chân thực của hình ảnh thường thấp hơn do hộp mực của máy in phun đa năng thường chỉ có 4 khay, trong khi hộp mực của máy in phun màu chuyên dụng lại có đến 6 khay giúp cho máy phối ra được nhiều mã màu phong phú hơn.

NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI MUA MÁY IN ĐA NĂNG

Tính phù hợp

• Chiếc máy in tích hợp nhiều chức năng thường có kích thước lớn hơn máy in đơn năng bình thường và chức năng càng nhiều thì cỗ máy càng cồng kềnh. Do vậy nếu không gian văn phòng của bạn hạn chế thì hãy xem xét chọn chiếc máy nhở và ít chức năng hơn.
• Giữa in văn bản và in hình ảnh thì tần suất in ấn nào diễn ra nhiều hơn? Ví dụ, nếu công ty bạn phải in và xử lý tài liệu nhiều hơn thì tính đa năng sẽ phải được ưu tiên cho chiếc máy in laser, và máy in phun màu đơn năng sẽ là sự lựa chọn hợp lý do nhu cầu in hình ảnh là không thường xuyên.
• Nếu công ty bạn có nhiều nhân viên có nhu cầu sử dụng máy in thì hãy cân nhắc chọn loại máy có tốc độ in nhanh để giảm bớt thời gian xếp hàng.
• Nếu bạn là nhà thiết kế chuyên nghiệp luôn cần bản in hình ảnh có độ sắc nét và màu sắc chân thực ở mức độ cao thì hãy cân nhắc chọn mua máy in phun màu chuyên nghiệp (hộp mực 6 khay) thay vì máy in phun đa năng (4 khay mực).

Tính năng của máy in

Xác định xong những chức năng là điều kiện cần. Điều kiện đủ là máy in đa năng bạn chọn phải hỗ trợ những tính năng giúp doanh nghiệp vận hành thuận tiện và đạt hiệu quả chi phí cao nhất.

• Giao thức kết nối: Mobil App
• Simplex hay duplex?
• Độ phân giải
• Tốc độ in
• Tính năng copy
• Tính năng scan

Không phải bất kỳ máy in đa năng nào cũng có chức năng quét tài liệu

Việc tích hợp công nghệ văn phòng mới trong văn phòng của bạn có thể khiến bạn đau đầu nếu nó không tương thích. Nếu nhóm của bạn đã quen với việc in ấn không dây, hãy đảm bảo rằng bạn có thể thiết lập máy in đa chức năng của mình trên mạng wifi. Một tính năng khác mà văn phòng của bạn có thể phụ thuộc vào là máy quét. Không phải tất cả các máy đa chức năng đều có tùy chọn này, vì vậy tốt nhất bạn nên kiểm tra kỹ.

Chi phí sử dụng

Đầu tiên là chi phí sở hữu vì máy in đa năng bao giờ cũng là khoản đầu tư khá tốn kém. Tiếp theo phải kể đến là chi phí bảo trì tính phức tạp của cỗ máy sẽ khiến bạn nhận được các bảng báo giá sửa chữa, duy tu với mức phí luôn cao hơn so với mức bình thường. Vậy nên hãy bám sát vào yêu cầu thực tế của doanh nghiệp khi tìm mua máy in, nếu nhu cầu của bạn chưa tới thì máy in đa năng sẽ là khoản đầu tư thiếu hiệu quả, còn nếu nhu cầu của bạn là có thực thì khoản đầu tư này sẽ đạt hiệu quả chi phí tối ưu.