Phần mềm chấm công nào phù hợp với DN của bạn?

Hệ thống chấm công loại nào tốt, loại nào phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Kinh nghiệm mua phần mềm chấm công ra sao? Trong bài viết này Shopply sẽ liệt kê ra các tiêu chí lựa chọn nhằm giúp bạn chọn mua phần mềm quản lý chấm công phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Phòng nhân sự là bộ phận không thể thiếu trong doanh nghiệp và hệ thống chấm công (phần mềm chấm công + máy chấm công) là công cụ đắc lực giúp bộ phận này đánh giá và hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Việc chọn mua phần mềm quản lý chấm công phù hợp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp không chỉ ở khía cạnh chống thất thoát thời gian, tối ưu chi phí nhân sự, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tăng trải nghiệm và tạo động lực cho nhân viên. Đúng vậy, khi các tính năng được vận dụng và phát huy đúng cách, MCC sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện tính cam kết của nhân sự với công việc, giúp họ tương tác hiệu quả với những đồng nghiệp khác.

Thiết bị di động ngày nay cho phép nhân sự làm việc lưu động và kết nối gắn kết với nhau hơn bao giờ hết. Chính vì vậy khái niệm kỷ luật giờ giấc, địa điểm làm việc cũng cần phải được định nghĩa lại một cách linh hoạt sao cho phù hợp với thời kỳ mới. Tốc độ xử lý công việc thời kỳ 4.0 cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng, việc truy cập dữ liệu tức thời và xem báo cáo tập trung là yêu cầu bức thiết đối với các doanh nghiệp quy mô nhân sự lớn và hoạt động đa chi nhánh.

Để chọn được phần mềm chấm công phù hợp nhất, bạn đừng quá coi trọng một tính năng nào đó mà hãy xem xét toàn diện các tiêu chí đánh giá dưới đây. Bởi vì khi doanh nghiệp phát triển thường sẽ phát sinh thêm yêu cầu quản lý, khi đó khả năng tích hợp hay mở rộng của hệ thống chấm công bạn mua hôm nay mới thực sự phát huy được hết ý nghĩa.

ĐA CHỨC NĂNG VÀ LINH HOẠT

Hệ thống chấm công được lựa chọn phải toàn diện và linh hoạt. Có nghĩa là hệ thống phải cho phép nhân viên điểm danh theo tính chất công việc của mình miễn là dữ liệu nhận được là chính xác và không có sự gian dối nào. Nếu lựa chọn phương thức xác thực bị hạn chế, ví dụ chỉ cho phép điểm danh bằng dấu vân tay hoặc bằng thẻ cảm ứng trên thiết bị chấm công được lắp cố định tại lối ra vào, có thể sẽ gây bất tiện cho một số nhân viên kinh doanh đi công tác xa, nhân viên làm việc dự án tại nhà hoặc trên thực địa... Do vậy, hệ thống chấm công hiệu quả phải bao quát được đặc thù công việc của từng nhóm nhân sự, phục vụ tất cả nhân viên trong bất kỳ tình huống cụ thể nào. Chỉ có như vậy phòng nhân sự mới nhanh chóng cập nhật được dữ liệu chấm công đấy đủ và kịp thời tính lương một cách tự động, liền mạch và chính xác.

DỮ LIỆU THEO THỜI GIAN THỰC 

Vào thời chưa có điện toán đám mây, dữ liệu chấm công nằm ở một chi nhánh nào đó, cần phải có phụ trách được phân quyền truy cập rồi xuất dữ liệu ra để gửi báo cáo, trong khi chuyên viên tính lương phải đợi chờ nhận báo cáo từ các chi nhánh mới có thể làm việc tiếp. Ngày nay những rủi ro như tốn thời gian chờ đợi, công việc phải phụ thuộc vào người khác, dữ liệu có nguy cơ bị các cơ sở bên dưới thao túng là điều không thể chấp nhận được nữa. Ngày nay với sự hỗ trợ của công nghệ máy chủ đám mây (cloud server), hệ thống chấm công bạn chọn phải đảm bảo thông tin được báo cáo tức thời theo thời gian thực, dữ liệu chấm công phải được truy cập và truy xuất ở mọi nơi, mọi lúc.

KHẢ NĂNG NÂNG CẤP MỞ RỘNG

Một hệ thống chấm công tốt là có chi phí phải chăng, đáp ứng được yêu cầu hiện tại nhưng vẫn có khả năng mở rộng để sử dụng trong tương lai lâu dài. Mua được hệ thống chấm công đáp ứng được nhu cầu hiện tại với giá rẻ có thể là một điều tuyệt vời, thế nhưng nó có thể đáp ứng được yêu cầu trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn?

Hãy đảm bảo hệ thống chấm công sắp mua có thể giải quyết được nhu cầu hiện tại với chi phí phải chăng, nhưng nó phải có khả năng mở rộng để nâng cấp lên thành hệ thống phức hợp các tính năng để đáp ứng cho nhu cầu quản lý trong tương lai, tránh phải đập đi làm lại gây tốn kém tiền bạc lẫn cả thời gian.

KHẢ NĂNG TÍCH HỢP

Khả năng tích hợp của phần mềm chấm công cũng như thiết bị chấm công cũng là những điều bạn cần phải đặc biệt lưu ý khi mua sắm. Thực tế đã có nhiều công ty trước đó đã đầu tư nhiều hệ thống phần mềm QL nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm tính lương, phần mềm chấm công... một cách riêng lẻ rời rạc. Tới khi cần kết hợp chúng thành hệ thống tổng thể thì gặp phải vấn đề tương thích giữa các hệ thống này.

Hãy tiếp cận giải pháp bằng tư duy hệ thống với sự hỗ trợ của bản đồ cây (map tree) mô tả hệ thống phần mềm tổng thể với các mô-đun đi kèm với các tính năng tương ứng. Nếu bạn thực hện tốt điều này thì các phân hệ phần mềm sẽ vận hành liền mạch với nhau, giúp doanh nghiệp tiết giảm được chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác và tức thời...

Hệ thống chấm công = phần mềm chấm công + máy chấm công

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ LỊCH LÀM VIỆC MẠNH MẼ

Phần mềm chấm công bạn lựa chọn phải cho phép nhà quản lý lên lịch làm việc kết nối liền mạch với bảng phân công đã lập trước đó. Phần mềm chấm công được thiết kế linh hoạt sẽ đáp ứng được nhiều tùy biến đa dạng của các mô hình quản lý doanh nghiệp khác nhau. Mọi điều chỉnh về lịch làm việc hay điều chuyển phân công đều phải được cập nhật tức thời trên hệ thống, đảm bảo không có bất kỳ sai sót dẫn tới những khiếu nại vì dữ liệu chấm công không phản ánh đúng với những thực tế đã diễn ra.

TÍNH NĂNG XÉT/PHÊ DUYỆT

Thanh toán tiền lương làm thêm giờ là khoản chi phí quản lý tốn kém và tuyệt đại đa số các công ty đều mong muốn hoạt động này phải được diễn ra một cách chính xác và minh bạch. Đây là lúc tính năng đề xuất/phê duyệt giờ làm thêm của phần mềm quản lý chấm công thể hiện vai trò của mình. Việc đề nghị làm thêm giờ có thể diễn ra trước hoặc sau thực tế, và phần mềm được trang bị tính năng này sẽ giúp công ty dễ dàng theo dõi và kiểm soát được từng nhân viên cùng số lượng thời gian làm thêm của họ.

QUẢN LÝ NGƯỜI DÙNG HIỆU QUẢ

Là hệ thống quản lý chấm công cho nhân viên nên tính năng quản lý người dùng hiển nhiên đóng vai trò trung tâm trong PMQLCC. Bạn hãy kiểm tra tính năng quản lý nhân viên xem có dễ sử dụng và có tính thực tiễn cao hay không.

Ví dụ, nhập dữ liệu thủ công cho từng nhân viên một là điều không thể chấp nhận. Việc thêm-sửa-xóa nhân viên, chuyển đổi phòng ban, gán hay gỡ một nhân viên khỏi bảng phân công... đều phải được thực hiện nhanh gọn thuận tiện. Các trường thông tin liên quan tới người dùng phải chi tiết, đầy đủ để phục vụ cho thao tác tra cứu thông tin cũng như truy ngược dữ liệu khi cần... 

BỘ PHÂN QUYỀN NHIỀU CẤP

Quyền truy cập sử dụng phần mềm rộng hay hẹp thùy thuộc vào vai trò của người dùng trong hệ thống. Từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp trung tới người dùng phải có mức độ truy cập thông tin ở mức độ khác nhau. Phần mềm chấm công thế hệ cũ quản lý một chiều từ trên xuống dưới, PMCC thời di động cần phải hỗ trợ phân quyền truy cập tới moi vị trí trong doanh nghiệp để nhân viên phòng nhân sự có thể dễ dàng tương tác hai chiều với đồng nghiệp ở các phòng ban khác.

QUẢN LÝ CHẤM CÔNG ĐA CHI NHÁNH

Hệ thống chấm công hỗ trợ quản lý nhiều địa điểm là điều bắt buộc nếu công ty bạn vận hành đa chi nhánh. Phần mềm quản lý chấm công đa chi nhánh cần phải có tính năng sơ đồ tổ chức quản lý nhiều chi nhánh và nhân viên trực thuộc các địa điểm đó. Bạn cũng phải chắc chắn máy chấm công được chọn phải hỗ trợ cổng giao tiếp TCP/IP (cổng Ethernet này giờ đây là tính năng mặc định của mọi chiếc MCC). Ngoài ra, tự đầu tư hay đi thuê hạ tầng lưu trữ dữ liệu để truy cập/truy xuất thông tin tập trung và tức thời là phương án bạn cũng phải tính đến.

HỖ TRỢ ỨNG DỤNG (APP) TRÊN THIẾT BỊ DI ĐỘNG

Chọn mua phần mềm chấm công mà không hỗ trợ ứng dụng phần mềm (app) chạy trên thiết bị di động là một điều gì đó “có vẻ sai sai” trong bối cảnh mobility (tính di động) đã trở nên thân thuộc và đại trà như hiện nay. Nhân viên làm việc từ xa hay lưu động càng ngày càng phổ biến và hệ thống chấm công phải hỗ trợ họ điểm danh vào mọi nơi, mọi lúc một cách tiện lợi.

DỮ LIỆU ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY (ONLINE)

Sau hơn một thập kỷ ứng dụng thì phần mềm điện toán đám mây lưu trữ dữ liệu online (cloud server) không còn là một giải pháp đắt đỏ nữa. Phần mềm chấm công chạy trên nền web cũng đã trưởng thành và có đầy đủ các tính năng như phần mềm cài đặt truyền thống. Thực vậy, phần mềm quản lý chấm công online không chỉ cho phép người dùng truy cập dữ liệu châm công mọi nơi mọi lúc, có khả năng tự động sao lưu và đảm bảo dữ liệu không bao giờ bị mất, hay thông tin chấm công không bị thao túng bời các cấp cơ sở. Ngoài ra, công ty bạn cắt giảm được một khoản chi phí để tuyển riêng một một chuyên viên CNTT để vận hành hệ thống, vì giờ đây mọi bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật đã được nhà cung cấp phần mềm đảm trách.

PHÂN TÍCH DỮ LIỆU CHẤM CÔNG

Dữ liệu là chấm công nếu chỉ ở dạng thô và rời rạc sẽ không giúp cho công ty của bạn phân tích những thông tin xoay quạnh một đối tượng hay phòng ban tham gia chấm công. Do đó, phần mềm chấm công tốt không chỉ dừng lại ở việc báo cáo sự chuyên cần của nhân viên, mà còn phải có khả năng tổ hợp dữ liệu thành các hàm số để ra được những báo cáo về năng suất và hiệu suất của người lao động.

PMQLCC có những tính năng báo cáo thông minh sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định được những khu vực hay cá nhân đang gặp vấn đề và kịp thời đưa ra các biện pháp tương ứng nhằm giải quyết vấn đề đó.

TÍNH TOÁN ĐỊNH MỨC CHI PHÍ THEO GÓI CÔNG VIỆC

Việc theo dõi, thống kê được thời gian thực hiện công việc của nhân viên đối vớ một nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp nhà quản lý tính ra được tổng chi phí cho một khối lượng công việc hoàn thành (job costing). Nhờ vào đinh mức (barem) chuẩn này, công ty có thể đánh giá được năng lực làm việc yếu kém của  một của nhân viên là do kỹ năng bị hạn chế, hay là do tính chuyên tâm, chuyên cần còn thiếu…

Đây là tính năng cao cấp ít có nhà phát triển phần mềm có khả năng cung cấp. Mà nếu được trang bị, chỉ số ít các công ty thực sự chuyên nghiệp mới có thể ứng dụng thành công tính năng này.

HỖ TRỢ TÙY BIẾN CÁC PHÉP TÍNH

Hệ thống chấm công tốt có thể tự động hóa quy trình và các phép tính dựa trên công thức và quy tắc đã cho. Chẳng hạn như tùy biến làm tròn thời gian là tính năng quan trọng đối với các doanh nghiệp tính lương theo giờ làm việc đòi hỏi phần mềm chấm công phải có.

Ví dụ. Nếu một nhân viên đến sớm 10 phút vào buổi sáng, phần mềm chấm công phải cho phép nhà quản lý tùy biến thiết lập quy tắc cộng quãng thời gian này vào ca sáng hay ca chiều. Vào kỳ tính lương cuối tháng, mọi dữ liệu chấm công này phải được xử lý chính xác trước khi được chuyên viên nhân sự đổ vào phần mềm tính lương.

Tự động tính giờ làm thêm theo dõi quỹ ngày nghỉ phép có lương

TÍNH NĂNG CẢNH BÁO, THÔNG BÁO

Đây là một tính năng quan trọng đối với một phần mềm chấm công tốt. Các cảnh báo này có tác dụng thông báo cho các nhà quản lý khi nhân viên vắng mặt, quên không điểm danh, ở lại muộn làm việc thêm giờ, sắp đến ngày nghỉ phép...

Việc nắm rõ các thông tin này giúp nhà quản lý chủ động đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời những vấn đề mới bắt đầu manh nha xuất hiện.

MODULE CÁC HẠNG MỤC BÁO CÁO

Mô đun báo cáo là tính năng tối quan trọng nên phải là tiêu chí tiên quyết khi chọn mua phần mềm chấm công. Thông thường người mua thường bị hấp dẫn bởi danh sách những báo cáo và không xem xét nhiều tới ý nghĩa của các báo cáo đó đối với yêu cầu quản lý.

Những hạng mục báo cáo quan trọng của hệ thống chấm công bao gồm tổng số giờ làm việc, tổng số thời gian nghỉ phép so với quy định, tình trạng thiếu hoặc thừa lao động so với định biên quân số, cùng nhiều báo cáo cáo đánh giá năng suất và hiệu suất làm việc của từng nhân công…

CÔNG CỤ GIÁM SÁT CHẤM CÔNG

Một nhân viên có thể tham gia vào một hay nhiều bảng phân công và tổng số giờ lao động của những nhân viên là khác nhau. Do vậy phần mềm chấm công tốt phải có công cụ giám sát, đánh giá, báo cáo sự chuyên cần và hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Một số PMCC cao cấp hỗ trợ tính năng thông báo (notifications) các chỉ số, những tỷ lệ chạm mức báo động để nhà quản lý kịp thời ra những biện pháp xử lý hay động viên khuyến khích tương xứng.

TÍNH MINH BẠCH CỦA DỮ LIỆU

Phần mềm chấm công thời hiện đại là phải có tính hội đồng cao, tức là phải có tính năng báo cáo 2 chiều một cách minh bạch. Nhà quản lý có quyền giám sát, xem báo cáo điểm danh của nhân viên thì phía ngược lại, nhân viên cũng phải có quyền xem dữ liệu chấm công của mình để đối chiếu với thực thế, rồi tự đánh giá bản thân và điều chỉnh nhịp độ phấn đấu.

Thời đại điện toán đám mây và thiết bị di động thời nay đã tạo điều kiện cho các nhà phát triển các ứng dụng (app) giúp các bên tương tác và báo cáo cho nhau để kịp thời thông báo hay điều chỉnh những sai sót phát sinh nếu có.

DỊCH VỤ HỖ TRỢ KỸ THUẬT

Và cuối cùng, sự đảm bảo về dịch vụ sau bán hàng của NCC sẽ giúp bạn yên tâm mỗi khi hệ thống của bạn bị lỗi phần mềm hay trục trặc phần cứng (máy chấm công). Hãy chọn NCC có nền tảng hỗ trợ kỹ thuật online phong phú (video hướng dẫn, hỗ trợ từ xa qua UltraViewer hay TeamViewer) và nhanh chóng hỗ trợ tận nơi khi cần với biểu phí phải chăng nhất.

TỔNG KẾT

Quản trị nguồn nhân lực trong thế kỷ 21 đặt ra nhiều thách thức do đã có nhiều biến đổi ở chính lực lượng lao động như nhu cầu di chuyển công tác ngày càng tăng, yêu cầu linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc đối với một số nhân sự, tính minh bạch trong dữ liệu... Do vậy, hệ thống chấm công 4.0 sẽ không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận điểm danh chính xác và đầy đủ, nó còn phải hỗ trợ cải thiện năng suất, hiệu suất và tính cam kết cho lực lượng lao động của doanh nghiệp bằng những biện pháp dung hòa và với chi phí tối ưu nhất.