Bất kỳ hệ thống chấm công nào từ thủa sơ khởi tới thời hiện đại đều bao gồm phần mềm chấm công, máy chấm công và một số thiết bị đầu cuối mở rộng.

MÔ HÌNH TRIỂN KHAI: OFFLINE HAY ONLINE?

Phần mềm chấm công offline

...

Phần mềm quản lý chấm công online

Sau hơn một thập kỷ ứng dụng thì phần mềm điện toán đám mây lưu trữ dữ liệu online (cloud server) không còn là một giải pháp đắt đỏ nữa. Phần mềm chấm công chạy trên nền web (web-based) cũng đã trưởng thành và có đầy đủ các tính năng như phần mềm cài đặt truyền thống. Thực vậy, phần mềm chấm công online không chỉ cho phép người dùng truy cập dữ liệu châm công mọi nơi mọi lúc, có khả năng tự động sao lưu và đảm bảo dữ liệu không bao giờ bị mất, thông tin chấm công không bị thao túng bời các cấp cơ sở. Ngoài ra, công ty bạn cắt giảm được một khoản chi phí để tuyển riêng một một chuyên viên CNTT để vận hành hệ thống, vì giờ đây mọi bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật đã được nhà cung cấp phần mềm đảm trách.

Quản lý chấm công đa chi nhánh

Hệ thống chấm công hỗ trợ quản lý nhiều địa điểm là điều bắt buộc nếu công ty bạn vận hành đa chi nhánh. Phần mềm quản lý chấm công đa chi nhánh cần phải có tính năng sơ đồ tổ chức quản lý nhiều chi nhánh và nhân viên trực thuộc các địa điểm đó. Bạn cũng phải chắc chắn máy chấm công được chọn phải hỗ trợ cổng giao tiếp TCP/IP (cổng Ethernet này giờ đây là tính năng mặc định của mọi chiếc MCC). Ngoài ra, tự đầu tư hay đi thuê hạ tầng lưu trữ dữ liệu để truy cập/truy xuất thông tin tập trung và tức thời là phương án bạn cũng phải tính đến.

Hỗ trợ ứng dụng (app) trên thiết bị di động

Chọn mua phần mềm chấm công mà không hỗ trợ ứng dụng phần mềm (app) chạy trên thiết bị di động là một điều gì đó “có vẻ sai sai” trong bối cảnh mobility (tính di động) đã trở nên thân thuộc và đại trà như hiện nay. Nhân viên làm việc từ xa hay lưu động càng ngày càng phổ biến và hệ thống chấm công phải hỗ trợ họ điểm danh vào mọi nơi, mọi lúc một cách tiện lợi.

Đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực 

Vào thời chưa có điện toán đám mây, dữ liệu chấm công nằm ở một chi nhánh nào đó, cần phải có phụ trách được phân quyền truy cập rồi xuất dữ liệu ra để gửi báo cáo, trong khi chuyên viên tính lương phải đợi chờ nhận báo cáo từ các chi nhánh mới có thể làm việc tiếp. Ngày nay những rủi ro như tốn thời gian chờ đợi, công việc phải phụ thuộc vào người khác, dữ liệu có nguy cơ bị các cơ sở bên dưới thao túng là điều không thể chấp nhận được nữa. Ngày nay với sự hỗ trợ của công nghệ máy chủ đám mây (cloud server), hệ thống chấm công bạn chọn phải đảm bảo thông tin được báo cáo tức thời theo thời gian thực, dữ liệu chấm công phải được truy cập và truy xuất ở mọi nơi, mọi lúc.

TÍNH NĂNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CHẤM CÔNG

Mô đun quản lý điểm danh

Đây là module cơ bản

Module quản lý nhân sự

...

Module báo cáo

Các đầu mục báo cáo là tính năng tối quan trọng nên phải là tiêu chí tiên quyết khi chọn mua phần mềm chấm công. Thông thường người mua thường bị hấp dẫn bởi danh sách những báo cáo và không xem xét nhiều tới ý nghĩa, tính trọng yếu của các báo cáo đó đối với yêu cầu quản lý hay quản trị của công ty.

Những hạng mục báo cáo quan trọng của hệ thống chấm công bao gồm tổng số giờ làm việc, tổng số thời gian nghỉ phép so với quy định, tình trạng thiếu hoặc thừa lao động so với định biên nhân sự (quân số tối ưu), cùng nhiều báo cáo cáo đánh giá năng suất, hiệu suất làm việc cũng như tính kỷ luật của từng nhân viên…

Mô đun phân quyền nhiều cấp

Quyền truy cập sử dụng phần mềm rộng hay hẹp thùy thuộc vào vai trò của người dùng trong hệ thống. Từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp trung tới người dùng phải có mức độ truy cập thông tin ở mức độ khác nhau. Phần mềm chấm công thế hệ cũ quản lý một chiều từ trên xuống dưới, PMCC thời di động cần phải hỗ trợ phân quyền truy cập tới moi vị trí trong doanh nghiệp để nhân viên phòng nhân sự có thể dễ dàng tương tác hai chiều với đồng nghiệp ở các phòng ban khác.

Tính năng cảnh báo, thông báo

Đây là một tính năng quan trọng vì nó giúp giảm tải khối lượng công việc cho chuyên viên phụ trách nhân sự. Theo đó, phần mềm sẽ thông/cảnh báo cho nhà quản lý khi nhân viên nào đó đi muộn, về sớm, vắng mặt, quên không điểm danh, ở lại muộn làm việc thêm giờ, sắp đến ngày nghỉ phép... Việc nắm rõ các thông tin này giúp nhà quản lý chủ động đưa ra biện pháp giải quyết kịp thời những vấn đề mới bắt đầu manh nha xuất hiện.

Phân tích dữ liệu chấm công

Dữ liệu là chấm công nếu chỉ ở dạng thô và rời rạc sẽ không giúp cho công ty của bạn phân tích những thông tin xoay quạnh một đối tượng hay phòng ban tham gia chấm công. Do đó, phần mềm chấm công tốt không chỉ dừng lại ở việc báo cáo sự chuyên cần của nhân viên, mà còn phải có khả năng tổ hợp dữ liệu thành các hàm số để ra được những báo cáo về năng suất và hiệu suất của người lao động.

PMQLCC có những tính năng báo cáo thông minh sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định được những khu vực hay cá nhân đang gặp vấn đề và kịp thời đưa ra các biện pháp tương ứng nhằm giải quyết vấn đề đó.

Khả năng tùy biến các quy tắc

Hệ thống chấm công tốt có thể tự động hóa quy trình và các phép tính dựa trên công thức và quy tắc đã cho. Chẳng hạn như tùy biến làm tròn thời gian là tính năng quan trọng đối với các doanh nghiệp tính lương theo giờ làm việc đòi hỏi phần mềm chấm công phải có.

Ví dụ. Nếu một nhân viên đến sớm 10 phút vào buổi sáng, phần mềm chấm công phải cho phép nhà quản lý tùy biến thiết lập quy tắc cộng quãng thời gian này vào ca sáng hay ca chiều. Vào kỳ tính lương cuối tháng, mọi dữ liệu chấm công này phải được xử lý chính xác trước khi được chuyên viên nhân sự đổ vào phần mềm tính lương.

Tự động tính giờ làm thêm theo dõi quỹ ngày nghỉ phép có lương

Tính toán định mực chi phí theo gói công việc

Việc theo dõi, thống kê được thời gian thực hiện công việc của nhân viên đối với một nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp nhà quản lý tính ra được tổng chi phí cho một khối lượng công việc hoàn thành (job costing). Nhờ vào đinh mức (barem) chuẩn này, công ty có thể đánh giá được năng lực làm việc yếu kém của một của nhân viên là do kỹ năng bị hạn chế hay là do tính kỷ luật, chuyên cần còn thiếu…

Đây là tính năng cao cấp ít có nhà phát triển phần mềm có khả năng cung cấp. Mà nếu được trang bị, chỉ số ít các công ty thực sự chuyên nghiệp mới có thể ứng dụng thành công tính năng này.

Khả năng giao tiếp và tích hợp

Trên thực tế đã có nhiều công ty trước đó đã đầu tư nhiều hệ thống phần mềm nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm tính lương, phần mềm chấm công và các thiết bị phần cứng... một cách riêng lẻ rời rạc. Tới khi cần kết hợp chúng thành hệ thống tổng thể thì gặp phải vấn đề tương thích giữa các hệ thống này.

Hãy tiếp cận giải pháp bằng tư duy hệ thống với sự hỗ trợ của bản đồ cây (map tree) mô tả hệ thống phần mềm tổng thể với các mô-đun đi kèm với các tính năng tương ứng. Nếu bạn thực hiện tốt điều này thì các phân hệ phần mềm sẽ vận hành liền mạch với nhau, giúp doanh nghiệp tiết giảm được chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác và tức thời...

Tính tương thích giữa phần mềm và phần cứng

Khả năng tích hợp của phần mềm chấm công với máy chấm công hay những thiết bị kiểm soát ra vào cũng là những điều bạn cần phải đặc biệt lưu ý khi mua sắm. Những tính năng phần mềm công ty bạn yêu cầu nhưu thế nào thì các thiết bị đầu cuối cần phải có khả năng đáp ứng. Ví dụ

Tích hợp liền mạch

Phần mềm chấm công thu thập dữ liệu điểm danh của nhân viên theo thời gian thực rồi tự động gửi dữ liệu này đến phần mềm tính lương để lập thành bảng lương cho từng nhân viên. Quy trình tự động này loại bỏ được những thao tác thủ công, qua đó đảm bảo được tính chính xác và đem lại hiệu quả vượt trội trong việc lập bảng lương cho từng nhân viên.

Để làm được điều này, bạn cần phải đảm bảo các phần mềm này có cùng hệ cơ sở dữ liệu (database) và phần mềm chấm công phải có API/SDK mở (public API/SDK) để những phần mềm hiện có trong công ty bạn có thể tự động truy vấn dữ liệu vào phần mềm chấm công.

Bằng cách tích hợp bảng lương với hệ thống chấm công và chấm công, quản trị viên doanh nghiệp có thể xem thời gian của nhân viên trong bất kỳ khoảng thời gian mong muốn nào và theo dõi từng nhân viên cũng như lịch trình của họ. Không cần phải tham khảo chéo các nhật ký cũ cũng như thêm và ghi lại tất cả các bảng chấm công theo cách thủ công vì tự động hóa là ưu tiên hàng đầu! Tính năng tự động theo dõi và hiển thị đơn giản dữ liệu chấm công của nhân viên này rất hữu ích, nhưng bạn có thể tiến thêm một bước nữa với khả năng truy cập này và sử dụng phần mềm chấm công và chấm công để tích hợp tự động với quy trình tính lương của bạn.

Giao tiếp hiệu quả

Trong trường hợp không thể tích hợp liền mạch được thì bạn cần phải chắc chắn định dạng dữ liệu đầu ra của máy chấm công phải tương thích với XLS, PDF, CSV

The time-attendance system gathers employee attendance data in real-time and payroll integration automatically sends this data to payroll software. The automated process eliminates manual intervention and proves more efficient, resulting in accurate payroll processing.

Being paid on time and accurately plays a distinctive role in how well your employees perform. As the attendance data gets electronically transferred in real-time, the payroll process gets less time-consuming and error-free.

The attendance summary should be closely integrated with payroll so that no manual intervention is required to process payroll with attendance.

By integrating payroll with time and attendance systems, business admins can view their employees’ time over whatever desired period and track individual workers and their schedules. There is no need to cross-reference old logs and manually add and record all timesheets as automation is king! This automatic tracking and simple display of employee attendance data is helpful on its own, but you can take this accessibility a step further and use time and attendance software to integrate automatically with your payroll process.

Does integrating time and attendance data with payroll ensure compliance?

A time and attendance solution that integrates with your payroll software will automatically calculate your payroll based on the actual hours worked by your staff. It ensures compliance, so employees work and get paid for the hours they are contracted to do, and it also calculates overtime at agreed rates, depending on the schedule/contracted job.

Time and attendance software can help streamline payroll processes by integrating time data with payroll systems. It allows for accurate time tracking, ensuring that employees are paid accurately and on time. Payroll integration further automates the process of generating pay slips, minimising errors and significantly reducing time spent manually entering timesheets into a payroll system.

By using time and attendance software with payroll integration, organisations can reduce time spent managing payroll and focus on other aspects of the business. This data can be easily accessed for reporting purposes, making time and attendance software an invaluable tool for businesses of all sizes.

With time and attendance software integrated with payroll systems, companies can save time and money while improving employee engagement.  This is why many businesses are turning to time and attendance software with payroll integration as a way to streamline their operations.  Ultimately, it’s an effective solution that can help your business run more efficiently, saving both time and money.

What are the benefits of an automated time and attendance system

Streamlining timesheet data entry also helps increase the accuracy of your payroll and disseminates HR information across your business because fewer people are entering data. This may help prevent costly errors such as inaccurate hours being logged at incorrect rates. When timesheets and logging of hours become automated, you can monitor your staffing costs because you can easily spot jobs running over budget.

How can my business save money using time and attendance with payroll integration?

Every business owner and office manager understands the difficulty of timekeeping errors. An employee notices they weren't compensated correctly, then the complaints wheel starts to turn. Records must be checked manually to locate where the discrepancy lies, and trust among workers decreases as a result. By automating attendance with payroll processes you can significantly reduce the chances of mistakes being made. Properly training your team on the tools at hand, alongside having an accurate interpretation from your back office, will eliminate any incidence of payroll errors in the future.

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý

Tính minh bạch của dữ liệu

Phần mềm chấm công thời hiện đại là phải có tính hội đồng và tương tác cao, tức là phải có tính năng báo cáo 2 chiều một cách minh bạch. Nhà quản lý có quyền giám sát, xem báo cáo điểm danh của nhân viên thì phía ngược lại, nhân viên cũng phải có quyền xem dữ liệu chấm công của mình để đối chiếu với thực thế, rồi tự đánh giá bản thân để kịp điều chỉnh thái độ và hành vi.

Thời đại điện toán đám mây và công nghệ di động thời nay đã tạo điều kiện cho các nhà phát triển các ứng dụng (app) giúp các bên tương tác và báo cáo cho nhau để kịp thời thông báo hay điều chỉnh những sai sót phát sinh nếu có.

Khả năng mở rộng

Phần mềm chấm công được cài đặt lên máy tính, kết nối dữ liệu với máy chấm công (máy xác thực điểm danh) được các nhà quản lý nhân sự sử dụng để quản lý chấm công, tính lương cho nhân viên công ty...

Danh sách những phần mềm quản lý chấm công (phần mềm chấm công) dùng cho các dòng máy chấm công thương hiệu Mita, Ronald Jack, KJTech, ZKTeco...

Một hệ thống chấm công tốt là có chi phí phải chăng, đáp ứng được yêu cầu hiện tại nhưng vẫn có khả năng mở rộng để sử dụng trong tương lai lâu dài. Mua được hệ thống chấm công đáp ứng được nhu cầu hiện tại với giá rẻ có thể là một điều tuyệt vời, thế nhưng nó có thể đáp ứng được yêu cầu trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh hơn?

Hãy đảm bảo hệ thống chấm công sắp mua có thể giải quyết được nhu cầu hiện tại với chi phí phải chăng, nhưng nó phải có khả năng mở rộng để nâng cấp lên thành hệ thống phức hợp các tính năng để đáp ứng cho nhu cầu quản lý trong tương lai, tránh phải đập đi làm lại gây tốn kém tiền bạc lẫn cả thời gian.

Tính linh hoạt

Hệ thống chấm công được lựa chọn phải toàn diện và linh hoạt. Có nghĩa là hệ thống phải cho phép nhân viên điểm danh theo tính chất công việc của mình miễn là dữ liệu nhận được là chính xác và không có sự gian dối nào. Nếu lựa chọn phương thức xác thực bị hạn chế, ví dụ chỉ cho phép điểm danh bằng dấu vân tay hoặc bằng thẻ cảm ứng trên thiết bị chấm công được lắp cố định tại lối ra vào, có thể sẽ gây bất tiện cho một số nhân viên kinh doanh đi công tác xa, nhân viên làm việc dự án làm việc tại nhà, trên công trường hoặc đi công tác... Do vậy, hệ thống chấm công hiệu quả phải bao quát được đặc thù công việc của từng nhóm nhân sự, phục vụ tất cả nhân viên trong bất kỳ tình huống cụ thể nào. Chỉ có như vậy phòng nhân sự mới nhanh chóng cập nhật được dữ liệu chấm công đấy đủ và kịp thời tính lương một cách tự động, liền mạch và chính xác.

Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật

Và cuối cùng, sự đảm bảo về dịch vụ sau bán hàng của NCC sẽ giúp bạn yên tâm mỗi khi hệ thống của bạn bị lỗi phần mềm hay trục trặc phần cứng (máy chấm công). Hãy chọn NCC có nền tảng hỗ trợ kỹ thuật online phong phú (video hướng dẫn, hỗ trợ từ xa qua UltraViewer hay TeamViewer) và nhanh chóng hỗ trợ tận nơi khi cần với biểu phí phải chăng nhất.

TỔNG KẾT

Quản trị nguồn nhân lực trong thế kỷ 21 đặt ra nhiều thách thức do đã có nhiều biến đổi ở chính lực lượng lao động như nhu cầu di chuyển công tác ngày càng tăng, yêu cầu linh hoạt về thời gian và địa điểm làm việc đối với một số nhân sự, tính minh bạch trong dữ liệu... Do vậy, hệ thống chấm công 4.0 sẽ không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận điểm danh chính xác và đầy đủ, nó còn phải hỗ trợ cải thiện năng suất, hiệu suất và tính cam kết cho lực lượng lao động của doanh nghiệp bằng những biện pháp dung hòa và với chi phí tối ưu nhất.

.