Kinh nghiệm chọn mua máy chấm công phù hợp cho công ty của bạn

Máy chấm công là một thiết bị đầu cuối trong hệ thống chấm công. Vậy nên khi lựa chọn máy chấm công bạn cần phải xem xét thiết bị xác thực điểm danh này có khả năng hỗ trợ các tính năng quản lý có trong phần mềm chấm công doanh nghiệp bạn đang sử dụng. Việc lựa chọn được máy điểm danh chấm công phù hợp là một nhiệm vụ khá thách thức với những người ngoại đạo. Yêu cầu về tính năng và mức độ mạnh mẽ đối với thiết bị này sẽ gia tăng theo quy mô nhân sự và số lượng chi nhánh công ty bạn muốn quản lý.

Vậy nên mua máy chấm công loại nào thì phù hợp? Trong bài viết này Shopply sẽ liệt kê ra các tiêu chí nhằm giúp bạn chọn mua đúng loại máy điểm danh mà doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm.

CÔNG NGHỆ NHẬN DIỆN / XÁC THỰC

Máy chấm công được phân loại theo những phương thức xác thực (công nghệ nhận diện) sau:

• Máy chấm công vân tay được trang bị đầu đọc vân tay cho phép nhân viên xác thực bằng sinh trắc dấu vân tay.
• Máy chấm công thẻ chip được trang bị đầu đọc thẻ RFID cho phép nhân viên điểm danh bằng cách quẹt thẻ proximity 125kHz hoặc mifare 13.56mHz.
• Máy chấm công khuôn mặt tích hợp sẵn camera sinh trắc bên trong cho phép xác thực điểm danh bằng nhận diện các đặc điểm trên gương mặt.
• App chấm công trên điện thoại thông minh (xem mục số 7).

Máy điểm danh hiện đại thường được trang bị mặc định 2 phương thức xác thực bằng sinh trắc vân tay và mã PIN (pass code). Nếu doanh nghiệp của bạn muốn xác thực bằng thẻ RFID thì bạn cần phải sắm máy chấm công thẻ chip, bằng sinh trắc gương mặt thì bạn mua chiếc máy chấm công khuôn mặt, bằng mã QR thì nhân viên cần phải có điện thoại thông minh cài app chấm công...

Ngoài ra còn có máy chấm công thẻ giấy ghi nhận giờ lên ca tăng ca bằng cách đục lỗ hoặc in lên thẻ chấm công bằng giấy, máy chấm công thẻ từ xác thực bằng cách quẹt thẻ từ MSC. Đây là những phương thức chấm công cổ điển, ít hoặc hiếm được sử dụng vì tồn tại nhiều bất lợi: Báo cáo không tự động (phải nhập liệu bằng tay), chi phí sử dụng tốn kém vì thẻ giấy chấm công chỉ dùng được cho một tháng, tỷ lệ lỗi khá cao vì rãnh quẹt thẻ bị hao mòn theo thời gian.

CỔNG GIAO TIẾP

Cổng giao tiếp ở máy chấm công được phân thành hai loại và mỗi loại đóng một vai trò khác nhau. Thiết bị điểm danh ngày nay từ cơ bản lẫn cao cấp đều được trang bị sẵn 2 cổng USB host và TCP/IP (mặc định) nên bạn chỉ còn phải cân nhắc xem mình có nhu cầu đối với những phương thức giao tiếp còn lại.

Cổng truyền dữ liệu

• Cổng USB host dùng để truy cập, truy xuất dữ liệu trực tiếp từ máy chấm công
• Cổng TCP/IP dùng để truyền dữ liệu theo thời gian thực vào máy tính (qua mạng LAN nội bộ) hoặc lên máy chủ online (qua mạng Internet).
• Giao tiếp WiFi Direct: Tương tự như TCP/IP, máy chấm công WiFi cũng đồng bộ dữ liệu vào máy tính hay lên máy chủ đám mây (cloud server) nhưng qua giao thức WiFi Direct (WiFi Access Point) một cách trực tiếp mà không cần phải qua cổng mạng RJ45 (mạng dây LAN nội bộ).

Cổng truyền tín hiệu điều khiển

• Giao thức Wiegand: cổng giao tiếp này cho phép MCC điều khiển hệ thống cửa kiểm soát ra vào. Nếu công ty bạn cần tính năng này thì cần phải sắm cho mỗi cửa vào ra một chiếc máy chấm công. Ngoài cửa ra vào công ty cần kiếm soát đăng nhập/xuất cho những cá nhân được cấp phép, bạn cũng tìm hiểu xem các phòng chức năng như phòng máy chủ, nhà kho, phòng nghiên cứu phát triển... xem có cần thiết phải trang bị cửa kiểm soát này?
• Cổng giao tiếp RS-485: Dãy nhân viên xếp hàng dài để điểm danh vào giờ cao điểm gây tắc ngẽn lối ra vào công ty khiến bạn lo ngại? Hãy xem xét những models máy chấm công hỗ trợ cổng giao tiếp RS-485 để triển khai thêm đầu đọc phụ phía bên kia cửa ra vào. Việc phân luồng thành nhiều hàng sẽ rút ngắn "cái đuôi xếp hàng" và qua đó sẽ giúp nhân viên có những trải nghiệm dễ chịu hơn mỗi khi thực hiện lối mòn thủ tục vào mỗi buổi sáng/chiều.

TỐC ĐỘ XỬ LÝ

Nếu công ty bạn có đông nhân viên cùng điểm danh vào mỗi buổi sáng thì hãy xem xét mua loại máy chấm công có bộ vi xử lý (CPU) mạnh mẽ giúp xác thực điểm danh với tốc độ nhanh. Quả thực, máy chấm công có khả năng xử lý 1 giây/lượt điểm danh rõ ràng hỗ trợ thông luồng nhanh hơn loại máy cần tới vài ba giây mới xử lý xong một lượt điểm danh.

DUNG LƯỢNG BỘ NHỚ

Máy chấm công chỉ có thể lưu trữ được số lượt chấm công ở mức độ nào đó. Khi bộ nhớ bị đầy thì MCC sẽ tự động xóa sạch dữ liệu bên trong nó. Quân số nhân viên trong công ty bạn càng đông thì đòi hỏi dung lượng bộ nhớ càng lớn.

Ví dụ, nếu công ty bạn có 100 nhân viên, mỗi nhân viên điểm danh 5 lần/ngày thì tổng số lần chấm công trong ngày là 500 lượt. Nếu bạn chọn mua MCC có dung lượng bộ nhớ 20.000 lần xác thực thì dữ liệu chấm công sẽ chỉ được lưu lại trong máy hơn 30 ngày (hơn 1 tháng).

CÔNG TY BẠN MUỐN QUẢN LÝ CHẤM CÔNG CHO BAO NHIÊU CHI NHÁNH?

Công ty bạn muốn giám sát tập trung nhân viên làm việc tại đa chi nhánh (nhiều địa điểm)? Hãy chọn mua máy chấm công hỗ trợ cổng giao tiếp TCP/IP để dữ liệu chấm công được đồng bộ về máy chủ điện toán đám mây (cloud server) theo thời gian thực. Máy chủ lưu trữ dữ liệu có thể đặt tại tổng công ty hoặc thuê tại nhà cung cấp để phòng chức năng truy cập/xuất dữ liệu qua Internet (online).

KHẢ NĂNG TƯƠNG THÍCH VỚI PHẦN MỀM CHẤM CÔNG

Máy chấm công là một thiết bị đầu cuối trong hệ thống chấm công. Vậy nên khi lựa chọn máy chấm công bạn cần phải xem xét thiết bị này có khả năng hỗ trợ các tính năng quản lý có trong phần mềm chấm công doanh nghiệp bạn đang sử dụng.

Về nguyên tắc, bạn hãy tiếp cần phần mềm chấm công trước rồi mới đi tìm hiểu máy xác thực điểm danh hỗ trợ cho các tính năng trong phần mềm chấm công đã chọn. Hãy đọc bài viết này để tìm hiểu tổng thể về phần mềm chấm công một cách có hệ thống trước khi ra quyết định mua sắm.

Máy chấm công GPS là loại MCC được hỗ trợ ứng dụng phần mềm (app) chạy trên thiết bị di động Android/iOS. MCC trang bị công nghệ định vị toàn cầu cho phép nhân viên làm việc từ xa khai báo điểm danh mà không nhất thiết phải đến văn phòng công ty.

NHỮNG TÙY CHỌN và PHỤ KIỆN CẦN THIẾT

Nguồn điện dự phòng

Giải pháp lưu điện dự phòng đảm bảo máy chấm công hoặc/và cửa ra vào vẫn tiếp tục hoạt động trong trường hợp bị cúp điện.

• Linh kiện pin lưu điện 2000mAh lắp ráp bên trong máy chấm công
• UPS lưu điện mini dùng riêng cho máy chấm công
• Bộ lưu điện UPS dùng cho hệ thống máy chấm công + cửa kiểm soát ra vào

Đảm bảo máy điểm danh + cửa ra vào hoạt động thông suốt không chỉ có ý nghĩa về mặt quản lý, an ninh ra vào. Ở khía cạnh an toàn, khi gặp sự cố cháy nổ bên trong tòa nhà, bộ lưu điện sẽ vẫn tiếp tục cấp nguồn cho hệ thống cửa ra vào để người dùng nhấn nút mở cửa khẩn cấp và thoát ra ngoài nhanh chóng...

Đầu đọc phụ (vân tay + thẻ chấm công)

Đầu đọc thẻ+vân tay thường được ráp ở phía bên kia cửa ra vào để hỗ trợ nhân viên không phải xếp hàng dài gây ùn tắc vào những giờ cao điểm. Còn nếu quy mô nhân sự lớn hơn nữa thi hãy xem xét thiết kế nhiều lối ra vào và mỗi cửa sẽ lắp một thiết bị chấm công.

TỶ SUẤT HOÀN VỐN (ROI)

Máy chấm công phù hợp là thiết bị đáp ứng được các yêu cầu của mô hình kinh doanh, mô hình quản trị công ty, cả trong hiện tại lẫn tương lai. Chọn thừa hoặc thiếu tính năng đều dẫn tới hệ quả là tỷ suất hoàn vốn (ROI) sẽ không được như kỳ vọng. Nếu bạn chọn thiếu tính năng thì chúng sẽ trở nên kém hữu dụng, còn nếu chọn thừa tính năng thì đồng nghĩa với việc nguồn vốn công ty đã bị đầu tư một cách lãng phí.

Do vậy bạn cần xác định và bám theo các tiêu chí lựa chọn mà Shopply đã liệt kê trong bài viết này để chọn mua được những chiếc máy chấm công phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Các loại máy chấm công