Những câu hỏi thường gặp (Hỏi-Đáp) về máy chấm công

Những câu hỏi thường gặp (Hỏi-Đáp) về hệ thống chấm công (máy chấm công + phần mềm chấm công) được giải đáp trong bài viết này sẽ giúp bạn ĐỐI CHIẾU CÁC TÍNH NĂNG với YÊU CẦU QUẢN LÝ ĐẶC THÙ (mục đích sử dụng) của doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định mua sắm chính xác, hợp lý.

Những câu hỏi thường gặp (Hỏi-Đáp) về máy chấm công (MCC) được giải đáp trong bài viết này sẽ giúp bạn ĐỐI CHIẾU CÁC TÍNH NĂNG với YÊU CẦU QUẢN LÝ ĐẶC THÙ (mục đích sử dụng) của doanh nghiệp nhằm đưa ra quyết định mua sắm chính xác, hợp lý.

---

---

CÂU HỎI VỀ CÔNG NGHỆ - TÍNH NĂNG - VẬN HÀNH

HỆ THỐNG CHẤM CÔNG LÀ GÌ?

Máy chấm công (time attendance machine) giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá sự tuân thủ giờ giấc làm việc (check in/out) của nhân viên bằng công nghệ thiết sinh trắc học (quét vân tay, nhận diện gương mặt), thẻ cảm ứng hay mã vạch... Dữ liệu chấm công sau đó được gửi tới phần mềm tính lương của phòng nhân sự để tính công, xét lương thưởng cho người lao động... Hệ thống chấm công hoạt động theo cơ chế: dữ liệu phát sinh từ đầu đọc vân tay (hoặc đầu đọc thẻ cảm ứng, camera sinh trắc gương mặt...) sẽ được thiết bị chấm công thu thập và gửi tới phần mềm quản lý chấm công chạy trên máy tính PC/laptop hoặc trên thiết bị di động qua mạng LAN nội bộ hoặc Internet (cloud server).

MÁY CHẤM CÔNG CÓ NHỮNG LOẠI NÀO?

Các thiết bị chấm công được phân loại theo công nghệ nhận dạng (công nghệ sinh trắc học) sau:

• Máy chấm công vân tay thu thập dữ liệu chấm công bằng đầu đọc vân tay
• Máy chấm công thẻ cảm ứng thu thập dữ liệu check in/out bằng đầu đọc thẻ proximity
• Máy chấm công khuôn mặt thu thập dữ liệu chấm công qua nhận diện đặc điểm gương mặt bằng camera sinh trắc
• Máy chấm công thẻ giấy ghi nhận giờ lên ca tăng ca bằng cách đục lỗ lên thẻ chấm công bằng giấy... Đây là phương thức chấm công cổ điển, hiếm được sử dụng vì tồn tại nhiều bất lợi: Báo cáo không tự động (phải nhập liệu bằng tay), chi phí sử dụng tốn kém vì thẻ giấy chấm công chỉ dùng được cho một tháng, tỷ lệ lỗi khá cao vì rãnh quẹt thẻ bị hao mòn theo thời gian.
• Máy chấm công thẻ từ, máy chấm công mã vạch: là công nghệ chấm công ít được sử dụng vì có nhiều hạn chế so với công nghệ chấm công sinh trắc và thẻ cảm ứng 125kHz.
• Máy chấm công kiểm soát ra vào là thiết bị điểm danh hỗ trợ giao thức Wiegand cho phép tích hợp với hệ thống cửa kiểm soát ra vào,
• Máy chấm công GPS là loại thiết bị chấm công được hỗ trợ ứng dụng phần mềm (app) chạy trên thiết bị di động Android/iOS. Hệ thống chấm công trang bị công nghệ định vị toàn cầu cho phép nhân viên làm việc từ xa khai báo điểm danh mà không nhất thiết phải đến văn phòng công ty.
• Máy chấm công di động

Tương ứng với mỗi công nghệ là một phương thức chấm công tương ứng như chấm công bằng đục lỗ thẻ giấy, quẹt thẻ cảm ứng, quét mã vạch, nhập mã PIN và nhận diện sinh trắc như đọc vân tay, quét gương mặt.

NHỮNG TÍNH NĂNG CHỦ YẾU CỦA MÁY CHẤM CÔNG

Các tính năng chính yếu của hệ thống chấm công bao gồm:

• Cho phép nhà quản lý thêm, xóa hoặc treo quyền vào ra của một cá nhân nào đó ở bất kỳ lúc nào và chỉ bằng vài thao tác click chuột đơn giản.
• Truy cập, truy xuất trực tiếp hoặc từ xa vào dữ liệu lưu trên máy tính hoặc trên máy chủ để xem báo cáo mọi hoạt động điểm danh ra vào.
• Dữ liệu chấm công xuất ra được sắp xếp theo bảng biểu dưới định dạng Excel (.xls). Chuyên viên sẽ dễ dàng nhập vào phần mềm tính lương một cách thuận tiện, chính xác
• Tiết giảm được chi phí thuê chuyên viên chấm công bằng tay (thủ công), tiết kiệm thời gian cho nhân viên khi phải khai báo ra vào với ban bảo vệ ("chấm công bằng cơm") như trước đây.
• Dữ liệu chấm công được tự động đẩy tức thời về máy tính hoặc lên máy chủ, không bị rủi ro về lỗi nhập liệu do con người gây ra.
• Một số loại thiết bị chấm công cao cấp tích hợp với chức năng kiểm soát cửa ra vào (access control) cho phép tổ chức, doanh nghiệp kiểm soát an ninh ra vào tại nơi làm việc cho cả nhân viên lẫn khách hàng.

MÁY CHẤM CÔNG CHỈ CÓ Ý NGHĨA VỚI DN QL NHÂN VIÊN LÀM VIỆC CA KÍP?

Sai. Mặc dù có vẻ như thiết bị điểm danh chỉ cần thiết đối với các doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo khung giờ (ca kíp), nhưng các doanh nghiệp có nhân viên làm công ăn lương cũng có thể gặt hái được nhiều lợi ích từ hệ thống này. Việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên làm việc, đặc biệt trong các dự án có thể giúp DN dự toán được chi phí lao động. Ngoài ra, các doanh nghiệp quản lý nhân viên làm công ăn lương có thể khai thác được tính năng quản lý các kỳ nghỉ việc có lương (PTO) của PM chấm công.

CÔNG TY ĐA CHI NHÁNH (ĐỊA ĐIỂM) THÌ NÊN MUA MÁY CHẤM CÔNG LOẠI NÀO?

Công ty bạn muốn giám sát tập trung nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm (đa chi nhánh)? Hãy chọn mua máy chấm công hỗ trợ cổng giao tiếp TCP/IP để dữ liệu chấm công được đồng bộ về máy chủ điện toán đám mây (cloud server) theo thời gian thực. Máy chủ lưu trữ dữ liệu có thể đặt tại tổng công ty hoặc thuê tại nhà cung cấp để phòng chức năng truy cập/xuất dữ liệu qua Internet (online).

DUNG LƯỢNG BỘ NHỚ MÁY CHẤM CÔNG BAO NHIÊU THÌ HỢP LÝ?

Máy chấm công chỉ có thể lưu trữ được số lượt chấm công ở mức độ nào đó. Khi bộ nhớ bị đầy thì máy chấm công sẽ tự động xóa sạch dữ liệu bên trong nó. Quân số nhân viên trong công ty bạn càng đông thì đòi hỏi dung lượng bộ nhớ càng lớn.

Ví dụ, nếu công ty bạn có 100 nhân viên, mỗi nhân viên điểm danh 3 lần/ngày thì tổng số lần chấm công trong ngày là 300 lượt. Nếu bạn chọn mua thiết bị chấm công có dung lượng bộ nhớ 10.000 lần xác thực thì dữ liệu chấm công sẽ chỉ được lưu lại trong máy hơn 30 ngày (1 tháng).

NHIỀU NHÂN VIÊN CÓ THỂ ĐIỂM DANH ĐỒNG THỜI ĐƯỢC KHÔNG?

Nếu công ty bạn có đông nhân viên cùng điểm danh vào mỗi buổi sáng thì hãy xem xét mua loại máy chấm công có CPU xử lý xác thực có tốc độ nhanh. Quả thực, máy chấm công có khả năng xử lý 1 giây/lượt điểm danh rõ ràng hỗ trợ thông luồng nhanh hơn loại máy cần tới 2-3 giây/lượt. Ngoài ra bạn cũng nên ráp thêm đầu đọc phụ ở phía bên kia cửa ra vào để tránh cảnh ùn tắc vào giờ cao điểm.

TÔI CÓ THỂ XEM BÁO CÁO TRÊN PHẦN MỀM?

Có! Phần mềm máy chấm công cho phép người dùng xem báo cáo chấm công và xuất dữ liệu ra định dạng Excel (file .xls). Bạn có thể xem và lấy dữ liệu từ máy tính hoặc từ xa (online/ điện toán đám mây)

MÁY CHẤM CÔNG CÓ BỊ MẤT DỮ LIỆU KHI GẶP SỰ CỐ CÚP ĐIỆN

Không vì:

• 100% thiết bị xác thực điểm danh đều có bộ nhớ bên trong nên dữ liệu chấm công được lưu vào bộ nhớ của máy ngay khi thao tác chấm công được ghi nhận thành công. Khi máy được cấp nguồn trở lại thì dữ liệu sẽ được đẩy về máy tính qua cổng TCP/IP để lưu trữ trong máy tính hoặc trên máy chủ.
• Dữ liệu truyền từ thiết bị tới phần mềm chấm công diễn ra theo thời gian thực (real time) qua mạng LAN hoặc Internet online. Nếu thao tác chấm công đã thành công mà sau đó cự cố mất điện mới xảy ra thì dữ liệu đó đã được đẩy về máy tính hoặc năm trên máy chủ lưu trữ dữ liệu.

MỘT MÁY TÍNH CÓ THỂ XEM VÀ LẤY DỮ LIỆU TỪ NHIỀU MÁY CHẤM CÔNG?

Chắc chắn rồi! Nhờ mô hình dữ liệu điện toán đám mây (cloud server), bạn có thể truy cập và truy xuất dữ liệu từ nhiều máy chấm công (thiết bị đầu cuối) ở nhiều địa điểm khác nhau

PHẦN MỀM CHẤM CÔNG QUẢN LÝ SỐ NGÀY NGHỈ PHÉP TRẢ LƯƠNG (PTO) NHƯ THẾ NÀO?

Phần mềm chấm công quản lý số ngày nghỉ phép có lương (PTO) theo nhiều cách khác nhau. Nó có thể theo dõi nhân viên đã sử dụng bao nhiêu ngày trên tổng quỹ ngày nghỉ, cộng đồn những ngày nghỉ hợp lệ do hiếu hỉ, ốm đau... khác.

Một số phần mềm quản lý chấm công cao cấp cung cấp tính năng phê duyệt các đề xuất nghỉ phép. Nhờ vậy, quy trình xin-duyệt-từ chối-chấp thuận nghỉ phép sẽ được diễn ra tự động trên hệ thống chấm công một cách thuận tiện và chính xác.

QUẢN LÝ CHẤM CÔNG ĐƯỢC ÁP DỤNG NTN ĐỐI VỚI NV LÀM VIỆC TỪ XA?

Quản lý chấm công đối với nhân viên làm việc ở xa lưu động, người dùng cần phải viện đến phần mềm chấm công online để truy cập dữ liệu trên internet (cloud server) với 3 giao thức kết nối WiFi, GPRS, 3G/4G (WCDMA).

• App điểm danh chạy trên điện thoại thông minh: là ứng dụng phần mềm chấm công sử dụng hệ thống định vị toàn cầu GPS để giám sát những nhân viên này qua thiết bị di động (smartphone). Công nghệ GPS sẽ báo cáo về phần mềm thời điểm nhân viên ra vào một địa điểm đã được khai báo trên PMCC. Thậm chí, máy chấm công GPS còn có thể cho phép giám sát nhân viên suốt cả ngày, không chỉ dừng lại ở việc giám sát làm việc ở lúc bắt đầu và tan ca.
• Máy chấm công di động: là chiếc máy chấm công không dây xách tay, chuyên dùng để quản lý điểm danh đối với nhân viên làm việc lưu động trong ngành giao nhận, từ xa trên các công trường xây dựng, nông trường rộng lớn... Dữ liệu chấm công sẽ được đẩy lên máy chủ đám mây qua sóng di động GPRS, 3G/4G hoặc WiFi.

CHẤM CÔNG BẰNG THẺ GIẤY KHÁC VỚI CÁC PHƯƠNG THỨC CHẤM CÔNG KHÁC NTN?

Sự khác biệt lớn nhất là máy chấm công thẻ giấy truyền thống không được tự động hóa bằng công nghệ kỹ thuật số như máy chấm công hiện đại (thẻ cảm ứng hay sinh trắc học). Dữ liệu chấm công từ MCC truyền thống đòi hỏi phải nhập liệu bằng tay từ A-Z trong khi MCC hiện đại sẽ đồng bộ dữ liệu tức thời theo thời gian thưc vào PMCC ngay sau khi thao tác chấm công được thực hiện thành công (quẹt thẻ cảm ứng, quét vân tay hay gương mặt). MCC thế hệ cũ cũng không thể có được tính năng quản lý ngày nghi phép (PTO) như MCC kỹ thuật số...

Hơn nữa, PMCC cao cấp còn có thể được nâng cấp, mở rộng, tích hợp vào trong phần mềm tính lương (payroll) giúp quy trình tính lương diễn ra gọn nhẹ, chính xác, tiết kiệm chi phí hoạt động cho phòng nhân sự..

---

CÂU HỎI VỀ KHẢ NĂNG TƯƠNG THÍCH - MỞ RỘNG - TÍCH HỢP

PHẦN MỀM CHẤM CÔNG CHẠY TRÊN NHỮNG HỆ ĐIỀU HÀNH NÀO?

Phần mềm chấm công được phát triển trên nền tảng Windows, MacOS và ứng dụng quản lý chấm công chạy trên Android, iOS. 

Tuy nhiên ở Việt Nam gần như chỉ có máy chấm công tương thích với HĐH Windows và hỗ trợ ứng dụng phần mềm (app) trên Android. Rất khó để tìm ra phần mềm chấm công trên hệ điều hành Mac OS hay ứng dụng chấm công trên iOS tại Việt Nam.

MÁY CHẤM CÔNG TƯƠNG THÍCH VỚI PHẦN MỀM CHẤM CÔNG NHƯ THẾ NÀO?

Cũng như Windows có thể cài lên rất nhiều thương hiệu máy tính PC hay laptop, bạn có thể cài bất kỳ phần mềm quản lý chấm công nào vô máy chấm công. Thông thường, khi bạn mua máy chấm công thì được NCC tặng sẵn phần mềm chấm công đi kèm. Các thương hiệu máy chấm công OEM (Ronald Jack, Gigata, Wise Eye, Mita...) đều có xuất xứ từ nhà sản xuất ODM (ZKTeco) nêncó thể cài chung PMCC với nhau.

Một số rất ít trường hợp MCC chỉ chỉ có thể cài được một phần mềm được chỉ định nào đó, giống như MacOS chỉ cài được trên Macbook.  

PM CHẤM CÔNG CÓ THỂ GIAO TIẾP HOẶC ĐƯỢC TÍCH HỢP SẴN TRONG PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG?

Được hay không tùy thuộc vào phần mềm chấm công của NCC. Phần mềm chấm công có khả năng giao tiếp với phần mềm tính lương cho phép chuyển dữ liệu chấm công vào phần mềm tính lương chỉ bằng một nút đồng bộ dữ liệu. Nếu PM chấm công được tích hợp liền mạch vào trong PM tính lương thì quá trình  nhập dữ liệu chấm công này sẽ diễn ra tự động. Điều này triệt tiêu những lỗi do con người gây ra và quy trình chấm công-tính lương sẽ được diễn ra liền mạch, nhanh gọn.

MÁY CHẤM CÔNG MUA MỚI CÓ THỂ TƯƠNG TÍCH VỚI CỬA KIỂM SOÁT RA VÀO HIỆN CÓ?

Hoàn toàn có thể! Máy chấm công kết nối với cửa kiểm soát ra vào (access control) thông qua giắc cắm tiêu chuẩn quốc tế. Bạn chỉ việc đấu nối phích và jack cắm với nhau là OK

NHIỀU CỬA KIỂM SOÁT RA VÀO CÓ THỂ DÙNG CHUNG MỘT CHIẾC MÁY CHẤM CÔNG?

Có. Với đầu đọc phụ hỗ trợ chấm công bằng cả thẻ cảm ứng lẫn đọc vân tay, từ chỉ một thiết bị chấm công bạn có thể chia ra nhiều mắt đọc vân tay tới nhiều cửa kiểm soát ra vào mà không phải mua sắm nhiều chiếc MCC...

TÔI CÓ PHẢI THAY THẺ CẢM ỨNG KHI MUA MÁY CHẤM CÔNG MỚI?

Không! Bạn chỉ việc làm một thao tác là thiết lập chiếc máy mới mua đọc được thẻ chấm công nhân viên công ty đang sử dụng là xong

---

CÂU HỎI LIÊN QUAN TỚI PHẦN CỨNG

MÁY CHẤM CÔNG CÓ THỂ HOẠT ĐỘNG TRONG TRƯỜNG HỢP BỊ MẤT ĐIỆN?

Có và Không! Một số thiết bị điểm danh cơ bản không có bộ lưu điện bên trong nên nó sẽ vô dụng khi dòng điện bị cúp. Để đảm bảo yêu cầu hoạt động xuyên suốt, bạn hãy xem xét chọn mua những models máy có pin trữ điện dự phòng bên trong.

CẢM BIẾN VÂN TAY CÓ THỂ THAY THẾ ĐƯỢC KHÔNG?

Có! đầu đọc vân tay được thiết kế theo kiểu mô-đun tích hợp vào máy chấm công kiểu cắm vào rút ra nên bạn hoàn toàn có thể thay linh kiện này một cách dễ dàng khi cảm biến vân tay (mắt đọc vân tay) bị hỏng hoặc bề mặt bị trầy xước.

CỤC PIN LƯU ĐIỆN CÓ THỂ THAY THẾ ĐƯỢC KHÔNG?

Có. Cục pin lưu điện dự phòng bên trong máy chấm công có thể tháo ra lắp vào. Trong trường hợp bạn đã mua MCC không tích hợp pin lưu điện thì có thể trang bị thêm bộ lưu điện UPS mini để dự phòng trường hợp mất điện.

.

.

.