Máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là thiết bị thiết yếu trong việc bảo vệ dữ liệu nhạy cảm cho doanh nghiệp, tổ chức tài chính và cơ quan nhà nước. Với khả năng tiêu hủy giấy tờ, hồ sơ thành mảnh vụn từ nhỏ đến siêu nhỏ đạt tiêu chuẩn bảo mật quốc tế P1-P7, máy hủy giấy văn phòng giúp ngăn chặn nguy cơ rò rỉ thông tin, bảo vệ bí mật kinh doanh và an toàn tài liệu mật. Shopply cung cấp đa dạng mẫu mã máy hủy tài liệu, đáp ứng từ nhu cầu văn phòng công ty đến yêu cầu bảo mật cao cấp của các đơn vị hành chính sự nghiệp.

NHỮNG TÍNH NĂNG QUAN TRỌNG

Mức độ bảo mật (security level)

Mức độ bảo mật của máy hủy tài liệu được thể hiện bằng kích thước mảnh vụn (shred size). Mảnh vụn càng nhỏ thì cấp độ bảo mật càng cao. Ví dụ, kích thước 2x11mm được coi là siêu vụn (micro-cut) và đạt tiêu chuẩn P-5. Theo tiêu chuẩn DIN 66399, các mức bảo mật của máy hủy tài liệu có 7 cấp độ, từ P-1 đến P-7:

Bảo mật	Kiểu cắt	Kích thước mảnh vụn	Mô tả	Ứng dụng
P-1	Strip-cut	≤ 12mm (hủy sợi)	Hủy sợi, mảnh vụn dạng sợi	Tài liệu văn phòng tương đối quan trọng
P-2	Strip-cut	≤ 6mm (hủy sợi)	Hủy sợi, mảnh vụn dạng sợi mảnh hơn	Tài liệu nội bộ cần lưu ý hơn một chút
P-3	Cross-cut	~4x80mm (≤ 320mm²)	Hủy vụn - mẩu/đoạn vụn rất khó ghép lại	Tài liệu doanh nghiệp, thông tin khách hàng
P-4	Cross-cut / Micro-cut	~4x15mm (≤ 160mm²)	Hủy vụn - mảnh vụn siêu khó ghép lại	Báo cáo nội bộ, dữ liệu nhân sự, kế hoạch/chiến lược kinh doanh
P-5	Micro-cut / Super micro-cut	~2x15mm (≤ 30mm²)	Siêu vụn 1 - mảnh vụn không thể ghép lại	Tài liệu nhạy cảm (ngân hàng, tài chính, pháp lý, y tế, hành chính công...)
P-6	Super micro-cut	~1x10mm (≤ 10mm²)	Siêu vụn 2 - hủy diệt mọi ý đồ ghép lại	Tài liệu tuyệt mật (cơ quan nhà nước, an ninh, quốc phòng)
P-7	High-security cut	~0.8x5mm (≤ 5mm²)	Cực vụn (chuẩn NSA)	Tài liệu tối mật (an ninh, quốc phòng, tình báo, bảo vật quốc gia)

Như vậy, người dùng có thể dựa vào kích thước mảnh vụn để chọn mua máy hủy giấy tờ phù hợp với tiêu chí bảo mật cho tổ chức của mình:

• P-1 và P-2: hủy giấy thành dải nhỏ, dùng để hủy các tài liệu văn phòng không quan trọng cho các cá nhân, gia đình, công ty nhỏ.
• P-3 và P-4: hủy giấy tờ thành vụn nhỏ, dùng để hủy những tài liệu văn phòng quan trọng và nhạy cảm cho các công ty nhỏ và vừa.
• P-5: hủy giấy tờ thành các mảnh siêu vụn, dùng để hủy tài liệu nhạy cảm, đảm bảo được tính bảo mật ở mức tuyệt đối cho những doanh nghiệp vừa và lớn.
• P-6 và P-7: hủy giấy tờ thành các mảnh cực vụn, dùng để hủy những tài liệu tuyệt và tối mật, đảm bảo tính bảo mật ở mức tối cao cho các cơ quan chính phủ, an ninh-quốc phòng.

Công suất hủy (shred capacity)

Máy hủy tài liệu công suất cao được thể hiện bằng khả năng vận hành liên tục và tốc độ hủy nhanh.

• Công suất hủy cao cho phép tăng hiệu suất công việc, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên, đặc biệt khi cần tiêu hủy lượng lớn tài liệu trong thời gian ngắn.
• Công suất hủy cao giúp hủy được nhiều tờ cùng lúc, giảm tình trạng kẹt giấy do máy phải "gồng" quá sức nếu nạp nhiều hơn khả năng, tăng độ bền cho máy, giảm chi phí bảo trì sửa chữa hoặc thay mới. 
• Đảm bảo bảo mật, nhờ tài liệu nhạy cảm được tiêu hủy nhanh chóng, tránh việc tồn đọng và rủi ro rò rỉ thông tin.

Các cấp độ công suất:

Cửa hủy tài liệu (shred throat) & thùng rác (bin)

Khi mua máy hủy tài liệu, bạn nên chú ý tới mối liên hệ giữa cửa nạp (shred throat) và thùng rác (bin) trong máy hủy tài liệu. Cửa nạp lớn tiếp nhận được giấy khổ lớn hơn nên khối lượng vụn cũng nhiều hơn. Do vậy thùng rác cũng cần phải có dung tích lớn tương ứng để tránh tình trạng thùng rác mau đầy và làm gián đoạn quá trình vận hành.

Cửa hủy tài liệu (shred throat)

Cửa nạp tài liệu hủy là bề rộng khe nạp. Kích thước của cửa nạp quyết định máy có thể tiếp nhận khổ giấy nào (A4, A3...) và kích thước giấy tối đa ra sao. 

• Máy hủy tài liệu A4: thì của nạp rộng tầm 220mm và dung tích thùng đựng giấy vụn rơi vào khoảng 20-30 lít là đảm bảo
• Máy hủy giấy tờ A3: thì cửa hủy thường có bề rộng khoảng 300-310mm và dung tích thùng rác phải tầm 40-80 lít hoặc lớn hơn.
• Máy hủy tài liệu công nghiệp: cửa nạp tài liệu rất rộng (có khi lên tới 400-500mm) và dung tích thùng chứa mảnh vụn có thể lên đến 100-200L và được trang bị bánh xe để kéo. Một số loại máy có của nạp tài liệu được thiết kế dưới dạng khay nạp (tray) để hủy những tài liệu khối lượng lớn hoặc cồng kềnh và lộn xộn.

Thùng rác chứa giấy vụn (bin capacity)

Thùng rác là thùng chứa mảnh vụn sau khi tài liệu bị hủy. Dung tích thùng giấy vụn thường tỷ lệ thuận với công suất máy hủy tài liệu và cửa hủy tài liệu. Thùng rác lớn hơn thì người dùng ít phải đổ giấy vụn nên tiện lợi hơn, tăng hiệu suất công việc nhờ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.

Thời gian hoạt động liên tục (duty cycle)

Máy hủy giấy văn phòng có thời gian chạy dài thường được thiết kế có độ tản nhiệt đảm bảo và trang bị rơ-le nhiệt tự động ngắt ngồn và dừng hoạt động khi nhiệt độ của máy đang ở tình trạng quá nóng (overheat protection). Sau thời gian nghỉ để tản nhiệt về nhiệt độ đảm bảo thì máy mới cho phép vận hành trở lại.

Thời gian hoạt động liên tục của máy hủy tài liệu phản ánh sức bền của vật liệu và sự cao cấp của linh kiện, đáp ứng được các chứng nhận quốc tế như CE, FCC, RoHS. Ngoài ra duty cycle dài còn bảo vệ người dùng và thiết bị trước những nguy cơ cháy nổ hoặc hỏng hóc do vận hành quá tải.

Loại vật liệu có thể hủy

Ngoài giấy tờ văn phòng thông thường, hãy xem xét máy hủy giấy tờ bạn sắp mua có thể tiêu hủy được các loại tài liệu khác hay không. Ví dụ như giấy đính ghim bấm/ghim kẹp, giấy gấp dày, nhựa (thủa ngân hàng, thẻ ATM, thẻ tín dụng), đĩa CD/DVD và các loại thẻ bài (tag, voucher)...

Tính năng thông minh (auto pilot)

Các tính năng thông minh (auto pilot) phản ánh mức độ cao cấp và chuyên nghiệp của chiếc máy hủy tài liệu.

• Auto Start/Stop: máy tự động vận hành khi giấy được đưa vào và tự ngừng khi hủy xong.
• Overheat Stop Protection: máy tự động ngắt nguồn và dừng hoạt động khi nhiệt độ trong máy quá cao. Tính năng này rất quan trọng vì giúp bảo vệ máy và tránh được rủi ro hỏa hoạn
• Auto/Manual Reverse: tính năng chống kẹt - tài liệu bị kẹt được đẩy ngược lại tự động hoặc thủ công (nhấn nút).
• Auto Bin Full Stop: máy tự động dừng khi thùng chứa tài liệu vụn bị đầy.
• Pull Bucket Stop: máy tự động dừng hoạt động khi thùng đựng giấy vụn bị kéo ra khỏi vị trí.
• Auto Sleep Mode: máy tự động chuyển sang chế độ ngủ đông (idle) để tiết kiệm điện và bảo vệ máy khi máy không hoạt động trong một quãng thời gian nhất định.
• ...

NHỮNG ĐIỂM ĐÁNG LƯU Ý KHÁC

Độ ồn khi vận hành (noise level)

Máy chạy càng êm thì mức độ ô nhiễm âm thanh càng thấp và môi trường văn phòng càng dễ chịu. Độ ồn của máy hủy giấy tờ thường rơi vào khoảng 55dB - 65dB. Máy có công suất lớn thường có độ ồn cao hơn.

Kiểu dáng thiết kế và kích thước

• Chọn máy nhỏ gọn nếu đặt trong văn phòng nhỏ.
• Máy lớn hơn thích hợp cho phòng tài liệu hoặc phòng kế toán.

Thương hiệu và bảo hành

Các thương hiệu máy hủy tài liệu phổ biến trên thị trường có thể kể đến là EBA, Fellowers, HP, Oudis, Magitech, New United, Silicon, Ziba, Windora... Bên cạnh thương hiệu uy tín, người mua cần phải chú ý thêm chế chế độ bảo hành và bảo trì, linh kiện thay thế dễ kiếm hay không...