Điện thoại IP hội nghị

Trước kia, để tiến hành cuộc họp từ xa ngẫu hứng và nhanh chóng, bạn thực hiện cuộc gọi nhóm cho các đồng nghiệp bằng cách sử dụng loa ngoài (speaker) trên điện thoại để bàn hay ứng dụng OTT trên máy tính. Chất lượng cuộc hội thoại nhóm kiểu này cũng tương đối tốt với tính năng đàm thoại song công (hai chiều/dulplex), âm thanh HD có khả năng loại bỏ tiếng ồn... Tuy nhiên bạn và đồng nghiệp vẫn cảm thấy mức độ thỏa mãn những cuộc hội thoại nhóm kiểu này đem lại vẫn còn khoảng cách quá xa so với cuộc họp thực tế mặt đối mặt. Lúc này công ty bạn có thể sẽ cần đến một giải pháp đàm thoại hội nghị chuyên nghiệp, xứng tầm để những cuộc họp trực tuyến diễn ra hiệu quả hơn.

ĐIỆN THOẠI HỘI NGHỊ IP LÀ GÌ?

Điện thoại hội nghị IP (IP conference phone, điện thoại IP hội nghị) là dòng điện thoại IP thường được bố trí ở phòng họp hay tại văn phòng điều hành, cho phép nhiều bên ở những không gian địa lý khác nhau thiết lập cuộc hội thoại nhóm với nhau bằng đàm thoại âm thanh (audio) và/hoặc truyền hình (video).

Các thiết bị này được thiết kế để tối ưu hóa chất lượng đàm thoại giúp những bên tham gia cộng tác với nhau hiệu quả hơn. Bằng cách cung cấp chất lượng giọng nói cao hơn, xử lý âm thanh tiên tiến và một loạt các tính năng tích hợp sẵn và có khả năng mở rộng nâng cấp thêm, hệ thống điện thoại IP hội nghị mang đến một giải pháp toàn diện hơn mà những điện thoại có loa ngoài hay ứng dụng OTT khác không thể đáp ứng được.

NHƯ THẾ NÀO THÌ ĐƯỢC COI LÀ MỘT ĐIỆN THOẠI IP HỘI NGHỊ?

Có một số tiêu chí để xác định ra một chiếc điện thoại IP đạt chuẩn để đàm thoại hội nghị: kiểu dáng phù hợp, chất lượng giọng nói HD hoặc Full HD, đàm thoại liền mạch, micro 360º và khả năng đàm thoại nhóm. Những tính năng này giúp tăng năng suất cộng tác qua đó rút ngắn thời gian họp hành.

Kiểu dáng phù hợp

Điện thoại hội nghị được thiết kế đặc biệt để có thể tiếp nhận âm thanh từ mọi hướng. Nghe có vẻ như việc tiếp nhận đồng thời nhiều luồng âm thanh có thể gây ra giọng nói hỗn tạp. Nhưng do được trang bị nhiều loa ngoài có hình vòm và hướng lên trên, điện thoại thu nhận giọng nói từ nhiều phía một cách dàn trải thay vì trộn cục bộ lại với nhau. Ngoài loa speaker, phần thân của điện thoại thường có bàn phím — có thể được sử dụng để gọi ra — hoặc phổ biến hơn là màn hình LCD hiển thị trạng thái của cuộc gọi. Thiết bị cao cấp adroid cảm ứng

In regards to functionality, IP Conference phones typically account for three key features: clear voice quality, seamless conversation, and 360 degree microphone pickup and group voice capabilities. With these features accounted for, these devices are more able to boost productivity while shortening meeting time. Typically, Conference phones are able to pick up sounds from all directions. While this sounds as if it can produce muddled voices (especially if more than one person is speaking), the device’s speakers are usually pointed up. This allows the speakers to pick up voices from the room evenly as opposed to mashing them together. Aside from speakers, the body of the phone usually features a keypad—which can be used to dial out—or more commonly, an LCD screen that displays the status of the call.

Tính năng

Much like IP Phones, IP Conference Phones have tools geared towards allowing them to connect to a network– directly over the internet. For example, IP Conference phones require a conference bridge—a specialized piece of equipment that links telephone lines. While Conference calls are generally designed to route participants towards a concurrent call, this bridge helps users call into the conference by dialing a telephone number and connecting to the bridge. These tools are essential in ensuring these devices work; therefore, users should seek out the best quality option. In this regard, users should seek out quality manufacturers (i.e. leading VoIP manufacturers) to fit their needs.

Giống như Điện thoại IP, Điện thoại Hội nghị IP có các công cụ hướng tới việc cho phép chúng kết nối với mạng - trực tiếp qua internet. Ví dụ: điện thoại Hội nghị IP yêu cầu một cầu nối hội nghị — một thiết bị chuyên dụng liên kết các đường dây điện thoại. Trong khi các cuộc gọi Hội nghị thường được thiết kế để định tuyến người tham gia đến một cuộc gọi đồng thời, cầu nối này giúp người dùng gọi vào hội nghị bằng cách quay số điện thoại và kết nối với cầu nối. Những công cụ này rất cần thiết trong việc đảm bảo các thiết bị này hoạt động; do đó, người dùng nên tìm kiếm lựa chọn chất lượng tốt nhất. Về vấn đề này, người dùng nên tìm kiếm các nhà sản xuất chất lượng (tức là các nhà sản xuất VoIP hàng đầu) để phù hợp với nhu cầu của họ.

Giao thức kết nối (cổng giao tiếp)

Tính năng thoại (telephony)

Chất lượng thoại (audio) và truyền hình (video)

Tính năng danh bạ (directory)

Tính năng IP-PBX

Tính năng bảo mật, phân quyền

Tính năng quản lý (management)

ĐIỆN THOẠI IP HỘI NGHI CÓ NHỮNG LOẠI NÀO?

Điện thoại hội nghị IP cứng (IP hardphone)

Khác với điện thoại IP để bàn thông thường, hình dạng của điện thoại hội nghị IP cứng lại có thiên hướng thiết kế giống với chiếc kiềng 3 chân. Hệ thống loa ngoài và micro được bố trí 360° xung quanh để nhiều người có thể sử dụng chung và chia sẻ cuộc hội thoại nhóm cho cả phòng họp. Những trang bị này bạn cũng có thể bắt gặp ở điện thoại IP thông thường, nhưng thiết kế kiểu trung tâm này là để giọng nói được thu vào và phát ra từ/theo nhiều hướng khác nhau (omnidirectional), hướng tới mục đích sử dụng có tính chất đặc thù là đàm thoại hội nghị.

Điện thoại hội nghị IP mềm (IP softphone)

Điện thoại hội nghị IP mềm tương tự như điện thoại hội nghị IP cứng nhưng tồn tại dưới dạng một ứng dụng phần mềm chạy trên máy tính PC, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh nhưng vẫn cung cấp tất cả các chức/tính năng mà bạn mong đợi từ một chiếc điện thoại chạy trên nền tảng VoIP. Một số ứng dụng gọi điện mô phỏng giao diện đồ họa người dùng (GUI) giống như chiếc điện thoại IP cứng để bàn. Vì là một ứng dụng phần mềm nên khi quay số, thay vì nhấn nút vật lý trên bàn phím thiết bị điện thoại, người dùng sẽ click chuột, gõ bàn phím máy tính hoặc thao tác ngón tay trên màn hình cảm ứng. 

Điện thoại IP hội nghị truyền hình (IP Video Phone)

Conference IP Video phones combine the audio quality features of conference IP phones with video cameras.  Generally, the cameras are connected to a PoE via ethernet cables to allow participants to communicate face-to-face.  Many video conferencing systems allow for several cameras to be connected which can then be controlled through the main user interface.

NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI CHỌN MUA IP CONFERENCE PHONE

Trong phạm vi ngân sách của bạn, hãy cân nhắc năm chìa khóa: Kích thước phòng, Nguồn điện, Loại kết nối, Ghi âm cuộc gọi, Tính di động. Do đó, sự khác biệt giữa các thương hiệu và kiểu máy có vẻ nhỏ cho đến khi bạn nghĩ về cách bạn sẽ sử dụng thiết bị này.

Within your budget, take the five keys into consideration: Room Size, Power Source, Connection Type, Call Recording, Portability. The differences between brands and models, then, may seem slight until you think about how you’re going to use this device.

Here’s the standard definition of a conference phone:

Kích thước phòng họp/điều hành

Không gian phòng họp hay phòng điều hành càng lớn thì càng đòi hỏi hệ thống điện thoại hội nghị phải mạnh mẽ tương ứng. Kiểu dáng điện thoại hội nghị khác nhau sẽ quy định số lượng và chất lượng micro và loa ngoài. Ví dụ như bạn sử dụng điện thoại IP mềm và máy tính PC để đàm thoại hội nghị thì chất lượng âm thanh sẽ phụ thuộc vào micro và loa ngoài của máy tính đó. Còn nếu bạn sử dụng điện thoại hội nghị chuyên nghiệp thì ngoài hệ thống loa và micro được trang bị sẵn trên thân máy, bạn còn có thể mở rộng không gian hội họp bằng cách triển khai thêm các thiết bị âm thanh phụ trợ (loa + và microphone).

Dây cáp cấp nguồn điện & tín hiệu

Cùng với PoE, chuẩn GigE đáng để bạn lựa chọn đem lại hiệu quả chi phí, bàn làm việc gọn gàng, thẩm mỹ (không bị dây dợ loằng ngoằng), cắt giảm chi phí đi dây (vật tư thi công) cũng như đơn giản hóa trong vận hành.

Cổng Ethernet chuẩn PoE được tích hợp sẵn bộ chuyển mạch (switch) cung cấp cho nó 2trong1 chức năng - vừa cấp nguồn điện, vừa cấp đường truyền Internet cho chiếc điện thoại IP

USB, pin sạc

Giao thức kết nối

Giao thức kết nối bạn cần hoặc muốn cho điện thoại hội nghị của mình có liên quan đến phương thức cấp nguồn điện và cổng giao tiếp đã được đề cập bên trên. Giờ đây, có thể nhận được nhiều loại điện thoại hội nghị kết nối qua:

• Không dây
• DECT
• USB
• Điện thoại di động (smartphone)

Konftel 300Wx Wireless Conference Phone

The Konftel 300Wx, for example, allows you to hold wireless conference calls where and when it is convenient. It has an HD omnidirectional microphone that can pick up sounds in an area of about 300 square feet (a 10′ x 30′ room), making the 300Wx a solid choice for executive offices or small conference rooms.

#4 Consider Call Recording Functionality

Sometimes a meeting is so great that you wish you could relive it again and again.

That’s probably never the case but, there are times when it’s helpful to record a conference call for:

Training purposes

Avoid having to take notes

Review important details

Share the meeting with a colleague

Some newer conference phone models make it easy to record and store meetings with a built in recording function that enables calls to be recorded to an SD Memory card.

Tính di động (không dây)

Không phải lúc nào các cuộc họp cũng diễn ra khi bạn ở văn phòng. Việc tham dự cuộc họp và cập nhật tình hình công việc ngay cả khi bạn đang làm việc tại nhà hay đi công tác, du lịch cũng là tính năng được những nhân vật có trọng trách rất quan tâm. Do vậy, việc cần xem xét chiếc điện thoại hội nghị có khả năng di động tới mức nào cũng là một tiêu chí lựa chọn quan trọng.

• Battery operated
• Wireless
• Connects to mobile networks (GSM/3G) by installing a SIM card
• Connects to PCs via USB

Conference phones are still an important collaboration tool and now there are many more inspired options to choose from to make your meetings more efficient or, to simply sound better.

Hệ điều hành

...

Most Popular Conference Phones:

Polycom RealPresence Trio 8800

One of Polycom’s most advanced offerings, the RealPresence Trio 8800 is a great option to outfit your medium or large sized conference rooms. Two ethernet switches, wi-fi and Bluetooth connectivity make it easy to setup the 8800 and seamlessly link to multiple devices. The 5 inch touch screen makes for simple call controls and some pretty advanced functionality. In fact, the 8800 phone is even capable of working directly with a Polycom video conferencing solution.

But as just a phone, the 8800 is equipped with a 20-foot pickup range, Polycom Noiseblock to help reduce background interference, and even Skype for Business or Microsoft Exchange integration. This phone is also packed with not one but three cardioid microphones as well as a loudspeaker capable of 92 dB — way more than enough to hear across the room.

VTech VCS704

VTech offers some of the most cost effective solutions when it comes to conference phones and similar hardware. Coming in at under $300, the VCS704 also sports a bit of a unique party piece — four wireless DECT microphones along with 2 central fixed microphones in the base unit. With multiple wireless microphones, the VCS704 works great for medium to large conference room, enabling users to extend voice coverage by placing the microphones around the room, or in front of specific speakers to ensure they’re heard well.

The microphones also have up to 70 hours of battery life, with 8 hours of talk time, so you don’t have to worry about losing connection mid call all the time. Now to prevent any annoying feedback from the wireless mics, VTech built in Echo Cancellation to cut out any overlap, as well as Dynamic Background Noise Reduction to keep things quiet.

Yealink CP960 IP

If your team is searching for a conference phone equipped with a touch screen, yet the Polycom 8800 is a little too much of an investment, then the Yealink CP960 might do the job. While still on the costly side, this conference station also includes a 5 inch color touch screen, as well as wireless pairing with Bluetooth, and even USB ports. In fact, what’s truly unique about the CP960 is that the phone runs the Android mobile operating system.

The CP960 also supports the addition of two wireless microphones to extend range even further to cover a large area, and has a built in speakerphone. The 5inch, high resolution 720×1280 touch screen makes it simple to navigate and access call controls, and the 20 foot microphone range and the ability to expand the system with speakerphones and other devices makes the CP960 a very capable offering.

Polycom SoundStation IP 5000

Now if you’re looking to stay with the known Polycom name, but don’t quite need the extra features and touch screen of the 8800, then look no further than the tried and true SoundStation IP 5000. Without a touch screen, the SoundStation 5000 still provides the great call quality and experience one would expect from a Polycom solution. While the microphone’s range might not be the most impressive on our list, this conference phone was designed with smaller spaces in mind, and focuses on providing great sound quality for up to six participants.

Standard feature are of course included, and even some more advanced functions like Power over Ethernet, Polycom HD Voice technology, advanced call handling, security and provisioning features, as well as a high-resolution display. If your team is looking for a basic conference phone with a proven track record, then its hard to go wrong with a Polycom device.

Avaya B149 Conference Phone

A simple yet sophisticated solution, Avaya’s B149 provides great voice quality and compatibility with the industry leading VoIP provider’s solutions. As a plug and play solution, the B149 can get your conference room up and running in just a few minutes. Capable of fitting in smaller to large conference rooms, Avaya’s standard conference phone includes 360° surround sound, powerful speakers, and of course noise suppression to help keep background noise to a minimum.

As a bit of a unique feature, the B149 also offers call recording right on the device itself. The phone supports an SD memory card to save your recordings on, making it easy to transfer to a computer when necessary. The system has a standard range of 320 square feet, and can also be expanded to an increased range of up to 750 square feet with expansion microphones, like other options on the market.

Grandstream GAC2500

Right off the bat, the GAC2500’s party piece has to be the Android operating system the device runs on. With the full Android mobile OS, users gain access to the Google Play app store. This means you can download different applications onto your Grandstream conference phone, or even go ahead and create your own applications to run on the phone. So, even if this phone is missing an important feature, chances are an app exists or your team can simply create one.

For example, instead of using a different solution for call recording, just download an Android app right onto the conference phone. Looking beyond the Android OS, this conference phone is capable of supporting up to 6 SIP accounts, 7-way conferencing, has a 4.3 inch touch screen, and of course supports Wi-Fi and Bluetooth as well as Power over Ethernet. The system also allows for users to daisy-chain multiple phones together to expand the system.

Cisco 8831

One of Cisco’s more recent offerings is their 8831 setup. While an untraditional configuration, Cisco’s unique set up actually offers some extra expandability not found on standard conference phones. With an independent control unit, independent speaker and independent microphones, users can customize the setup to fit their exact conference room needs. For a large conference room, expand with more microphones and a speaker phone to reach across the room.

The 8831 is also a wireless setup, allowing for even more flexibility. The display can even be moved around the room separately from the rest of the unit. Cisco claims the device provides an “audiophile sound experience” with its “full-duplex two-way wideband audio hands free speaker.” At the end of the day, this is a simple yet scalable solution that can fit the needs of almost any size conference room, from small to large.

Avaya B189

Alongside Polycom and Yealink, Avaya also offers an advanced conference phone with a 5 inch capacitive touch screen to make, setup and control calls. However, unlike the other devices, Avaya’s offering is built around their Aura software platform, as opposed to an Android operating system. This enables existing Avaya customers to take full advantage of the platform and other existing Avaya phones. However, that doesn’t mean the B189 is only compatible with Avaya service — instead, it supports both H.323 and SIP trunking solutions.

With a large conference speaker, four microphones and “Avaya OmniSound technology,” the B189 ensures that everyone is heard, and can be heard no matter where they are in the conference room. At home in medium to larger sized conference rooms, the B189 can pick up voices from a 20-foot radius, and the impressive 96 dBs speaker can be heard from much further.